La vie d'un entrepreneur n'est pas de tout repos. Entre les rendez-vous commerciaux, les dossiers à suivre, les mails à consulter, les décisions à prendre et la comptabilité à gérer, vous n'avez plus une minute à perdre. Ouf, il est temps de souffler un peu ! Une solution existe avec l'utilisation d'un
logiciel de gestion de projets pour vous permettre d'alléger vos journées de travail. Ces logiciels sont polyvalents et simples d'utilisation. Pour en savoir plus, suivez le guide !
Les principales catégories de logiciels de gestion de projets
Le choix d'un
logiciel de gestion de projets va se faire en fonction de la taille de votre entreprise et du type de projet à piloter.
Il existe trois grandes catégories de logiciels de gestion :
- ceux qui ont un usage réservé à titre personnel avec des fonctions basiques (listing de tâches à effectuer, calendrier de rendez-vous, alertes pour chaque échéance, aide à la comptabilité) ;
- ceux qui ont un usage réservé à un usage externe et à des projets collaboratifs avec des fonctionnalités prévues pour le partage de documents et le stockage des données en mode Saas externalisé ;
- ceux qui ont un usage réservé à des projets internes à l'entreprise avec un usage polyvalent (gestion de la relation avec la clientèle, gestion de la facturation et de la comptabilité générale, de la planification des projets et de l'emploi du temps).
Définir ses besoins
Pour être certain de ne pas vous tromper dans votre
choix d'un logiciel de gestion adapté, il convient au préalable d'analyser vos besoins initiaux. En effet, vous devez définir si vos contraintes concernent plutôt votre organisation interne (prise de rendez-vous, gestion des tâches, etc.), la sécurité de votre entreprise (mails cryptés) ou encore la collaboration externe avec vos partenaires. En fonction de vos réponses à ces différents critères, vous allez vous orienter vers
le logiciel de gestion le plus adapté à vos besoins.
Certains de ces logiciels de gestion peuvent s'occuper de plusieurs tâches en même temps :
- la planification de vos projets de A à Z ;
- la gestion de vos ressources humaines et matérielles ;
- la gestion du temps et la collaboration interne et externe de votre entreprise ;
- le partage et de la distribution des informations ;
- le stockage des données en mode sécurisé ;
- le suivi de la progression de vos projets et de l'évaluation de vos objectifs initiaux ;
- le planning de la présence du personnel (gestion des absences et des congés).
Définir le mode d'utilisation du logiciel de gestion
Une question importante à vous poser concerne également le mode d'utilisation de votre logiciel. En effet, allez-vous utiliser ce logiciel en l'installant uniquement sur votre ordinateur personnel (usage interne) ou allez-vous l'utiliser en mode SaaS externalisé (via un abonnement payant souscrit sur Internet). Cette dernière solution peut être un atout si vous vous déplacez souvent à l'extérieur et si vous vous connectez sur des appareils différents (ordinateurs, smartphone, tablette, etc.) ou en mode multi-utilisateur.
Voilà, il ne reste plus qu'à vous poser les bonnes questions pour faire un choix judicieux !
