C’est le manque de clarté et de définition de ce que vous avez à faire. Je me suis retrouvé plus souvent qu’à mon tour à tourner en rond alors même que j’avais des choses à faire, pour la simple et bonne raison que je ne savais pas par où commencer.

Lorsque ce que l’on veut faire n’est pas clair, il est bien plus facile de procrastiner que de réfléchir au travail qui nous attend. Comment y remédier ? J’espère que cette série d’article nous aidera à y répondre.

Pour que ce que nous avons à faire soit clair même lorsqu’une multitude de tâches nous attend, la première chose à faire est de recenser tout ce qui représente une tâche à faire. Ainsi, l’esprit n’a plus besoin de les ressasser sans cesse, et est débarrassé de ces préoccupations stériles.

L’objet de cet article est donc : la collecte des tâches en suspens.

C’est le principe de la boîte d’entrée. David Allen conseille de centraliser cette collecte dans un seul point d’arrivée. Quelle que soit la tâche, importante ou minime, professionnelle ou personnelle, hop, dans la boîte d’entrée.

Le reste de la méthode GTD s’assurera que ce ne soit pas qu’un immense fourre-tout. Enfin je l’espère.

La méthode du livre pour ne pas passer à côté d’une affaire en suspens est la suivante : à chaque fois que vous vous dites « je dois », « je devrais » ou « il faudrait », vous avez là une tâche incomplète qu’il vous faut précipiter dans la gueule béante de la corbeille d’arrivée.

Bien sûr, il vous faudra être sûr de revenir régulièrement vider votre corbeille, sans quoi son utilité sera vite réduite au rôle de « support du tas de papier ». Mais vider votre corbeille d’entrée fera l’objet de la seconde étape, le traitement des affaires en suspens.

En attendant, il vous faut bien choisir un moyen centralisé de collecter ces affaires.

Personnellement, j’ai opté pour la corbeille à courrier et les post-it non collants. David Allen insiste pour que l’on utilise une feuille A4 par tâche, dont l’intitulé court serait écrit en plein milieu, mais un tel gaspillage de papier me répugne.

Si le papier vous paraît complètement has-been, vous pouvez vous reporter sur un support numérique. Notre cher ami David propose même d’utiliser un support vocal (un enregistreur) ! Bref, quelle que soit ça forme, votre boîte d’entrée a une seule fonction : servir de lieu de réception où vous pouvez aisément stocker vos affaires en suspens jusqu’à leur traitement.

J’insiste : il doit être ultra-facile d’entrer une nouvelle tâche dans votre corbeille d’arrivée. Si vous devez passer 6 minutes à allumer votre ordinateur à chaque fois que vous vous dites « je devrais » pour consigner l’idée, vous allez vite abandonner.

Résumons tout ça :

-Le but est de vider vote tête de toutes les affaires en attente qui s’y trouvent. Votre boîte d’entrée est bien plus indiquée pour stocker ce fourbi.

-Vous devez réduire le nombre de boîtes d’entrée à son minimum. Si vous devez absolument en avoir une au bureau et une à la maison, c’est déjà beaucoup ! D’un autre côté, vous devez pouvoir y accéder à n’importe quel moment.

Videz vos boîtes régulièrement. Sinon, elles ne servent à rien. Comment ? Et bien ça tombe bien : ce sera le sujet de mon prochain article.

À la prochaine pour l’étape 2 : le traitement des affaires en suspens.