Enfin, c’est terminé. Après quelques semaines sans sommeil (et une activité du blog plus que moribonde), le festival Artscéniques, que j’organise avec quelques amis, est terminé.

Rappelons le concept : pièces de théâtre et concerts, sur le thème des années cinquante aux États-Unis, dans les locaux de mon école de commerce entièrement décorés et aménagés pour l’occasion, le tout sur trois soirées.

Bilan en chiffres :

-3 pièces de théâtre dont deux jouées à deux reprises ;

-3 concerts de groupes pros ou semi-pros ;

-2 shows humoristiques ;

-Environ 600 entrées en trois jours pour 10 spectacles ;

-Environ 1200€ de recettes.

C’est sûr qu’à 5€ la soirée (trois spectacles), et 12€ les trois, nous n’envisagions pas de faire des bénéfices. Les recettes nous ont permis d’être à l’équilibre d’un budget d’approximativement 10 000€, le reste ayant été apporté par des sponsors et des subventions.

Alors, quelles leçons de gestion de projet peut-on tirer de cet événement et de cette année d’organisation ?

Avoir une bonne équipe est extrêmement important

Sans blague ? Il n’empêche que même si ça paraît évident, après neuf mois passés à organiser ce projet à 4 en parallèle des cours, je tiens à insister dessus.

Heureusement que nous avons eu l’aide de nos amis durant l’événement et que nous avions fait appel pour la plupart à de vrais professionnels, parce que s’en tirer aussi bien à quatre, je me demande encore comment on a fait. Merci à tous les membres, d’ailleurs.

Savoir déléguer est au moins aussi important

Ah, oui, une bonne équipe ne sert à rien si on n’arrive pas à déléguer certaines tâches.

Il a parfois été difficile d’accepter de ne pas tout contrôler et de passer certains flambeaux pour mieux se concentrer sur d’autres. Pour ça, il faut bien définir les rôles et s’y tenir. Nous avions défini nos tâches respectives au démarrage du projet, mais comme nous n’étions pas nombreux, nous avons fini par faire un peu de tout. Et bien si c’était à refaire, je dirai à chacun de se focaliser sur son rôle et de faire confiance aux autres pour gérer le leur !

Bref, savoir bien déléguer est très important. Ce qui nous amène au point suivant :

Fixer des deadlines claires

Et faire en sorte qu’il en coûte aux membres de ne pas les respecter sans raison. Dans ce genre de projet, si l’on veut pouvoir déléguer efficacement, il faut absolument

1)      Donner des tâches claires et précises (de préférence atomiques, comme je ne cesse de le répéter) ;

2)      Fixer une deadline précise et sans appel (sauf urgence) à laquelle un contrôle sera effectué (réunion ou envoi du travail, peu importe, mais faire en sorte que les gens respectent leur deadline).

Bien faire circuler l’information

Que tout le monde donne le même son de cloche.

Parce que les trois réponses différentes aux questions sur la programmation la veille du festival, ça aurait pu nous coûter cher. N’oubliez pas de bien résumer vos réunions, d’envoyer un compte-rendu clair, et surtout, ne présumez pas que les autres ont intégré ce que vous leur avez envoyé par texto s’ils ne vous ont pas répondu.

Et le reste

Bon, ce sera tout pour ce résumé, même s’il y aurait encore beaucoup à dire de cette année.

« On peut faire beaucoup à partir de pas grand-chose », ou comment transformer un parking en double salle de spectacle réversible.

« Il faut garder la motivation sur la durée », ou comment éviter le blues de milieu de projet où tout le monde évite d’en parler pour ne pas avoir à s’y remettre.

« Geeker paie », ou comment une campagne internet simple mais bien tournée peut s’avérer très efficace pour un budget faible.

Merci à tous pour ces moments de folie !