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Ça y est, votre décision est prise. Vous avez l’idée, vous avez la motivation. En fait, vous avez une envie folle de vous y mettre dès maintenant et de ne plus vous arrêter jusqu’à ce que votre idée soit mise en application.

Félicitations, cette sensation d’effervescence prouve que vous avez la volonté de faire quelque chose de votre idée, d’en faire un véritable projet, et de le mener à terme.

Je me laisse toujours griser par ce sentiment au démarrage d’un nouveau projet, et je me surprends souvent à rêver du résultat final avant même d’avoir commencé : « Et là, mon blog aura une petite dizaine de milliers de visiteurs par jour, et je pourrai en faire une version anglaise et m’exporter, et… Ah oui bon, il faut peut être que j’écrive mon premier article d’abord… »

Car malgré toutes vos projections, toutes vos anticipations, il va bien falloir commencer quelque part avant d’arriver au résultat voulu. Je vais donc décrire dans cette article les quelques étapes incontournables du démarrage de n’importe quel projet, en les illustrant d’exemples.

J’ai bien conscience de la banalité de la démarche, mais il faut bien asseoir ce blog sur des bases solides, et je pense pouvoir apporter un point de vue concret sur des projets de petite envergure. Les prochains articles devraient être plus précis et plus détaillés !

1)      Définition du projet

2)      L’équipe

3)      La planification

4)      La budgétisation

Première étape : définition du projet

La première étape est bien évidemment la délimitation précise de ce que vous voulez atteindre comme résultat. Il est en effet très facile de se perdre dans une multitude d’objectifs disparates sans parvenir à bâtir un cheminement clair vers le but recherché, qui ne sera finalement jamais atteint. Et c’est bien dommage, vos petits cerveaux fertiles et bouillonnants s’en montreraient incommensurablement frustrés !

Vous avez votre idée, très bien. Seul ou en groupe, vous allez devoir en définir le périmètre précis. Les questions à vous poser sont :

  • Quel est l’objectif que vous voulez atteindre ?
  • Quel délai pouvez-vous vous impartir ?
  • Quels sont les étapes principales pour atteindre cet objectif ?
  • Quelles sont les compétences dont nous allons avoir besoin ?

Le plus possible, les réponses doivent être précises, chiffrées, et datées.

Lors de la première réunion du festival Artscéniques, que j’organise en tant que vice-président, les réponses à ces questions ont été :

  • Organiser un festival culturel regroupant au minimum 3 groupes de musique et 4 pièces de théâtre, et faire venir un public de minimum 1000 personnes.
  • Le festival doit être organisé entre mars et avril 2011.
  • Nous devons finaliser notre équipe, créer un budget prévisionnel, rédiger un dossier partenaire, trouver les artistes, trouver les locaux, choisir et convaincre des sponsors, organiser une campagne de communication, puis prévoir le staff nécessaire à la bonne marche de l’événement.
  • Nous allons avoir besoin de personnes capables de faire du phoning, de personnes capables de vendre le projet correctement. Nous aurons également besoin de personnes douées en graphisme car notre budget ne nous permettra certainement pas de sous-traiter nos affiches.

Une fois les réponses à ces questions définies, il vous faut mettre ce joyeux baratin par écrit. C’est une étape nécessaire à la clarification du projet, car, même si l’idée vous paraît claire dans votre tête, cela vous permettra d’en affiner votre perception, et surtout, de pouvoir l’expliquer aux autres.

« Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement », a dit un poète français maladif, et il me semble qu’il n’avait pas tout à fait tort.

Pour cela, le dossier partenaire est une bonne idée. Même si ce n’est peut être finalement pas cette version que vous utiliserez auprès de vos sponsors (les projets, ces charmantes petites bêtes, évoluent sans cesse), écrivez le comme si vous deviez le présenter à quelqu’un. Quelqu’un qui aurait le pouvoir de financer ou non l’énorme aquarium sur roulettes dont vous avez tellement besoin pour mener votre projet à terme.

Ce dossier sera complété au fur et à mesure des quatre étapes de démarrage. Pour l’instant, attelez-vous à décrire au mieux le principe et le concept de votre projet à un tiers, et partez du principe que ce tiers ne sait rien de ce que vous savez.

Deuxième étape : l’équipe

Les pyramides d’Egypte ne se sont pas bâties sans esclaves, et bien là c’est le même principe (ou presque) : pour la plupart des projets, vous aurez besoin de compagnons de travail. Sauf si vous travaillez sur un blog ou un petit site de e-commerce peut-être, et encore, il peut parfois s’avérer utile de pouvoir déléguer.

Mais vous avez peut-être construit l’idée à l’origine de votre projet en groupe ! C’est d’ailleurs souvent le cas pour les projets étudiants et autres idées de start-up esquissées autour d’un verre. Dans ce cas, une partie de votre équipe au moins est toute trouvée. Mais vous aurez peut être besoin de compétences, techniques ou non, que personne au sein du groupe de départ ne possède (ce que vous aurez défini dans la première étape).
Il est possible de s’en sortir sans, et de sous-traiter lorsque le besoin s’en fera sentir, mais il est sans doute préférable d’avoir quelqu’un qui comprend les enjeux du projet dans sa globalité et qui a les mêmes motivations que vous pour accomplir ces tâches.

Dans certains cas, vous allez devoir recruter à l’extérieur de votre cercle fermé. Plus l’envergure du projet augmente, plus la probabilité que ce soit le cas est grande. Commencez par définir vos besoins réels. Pensez en termes de compétences, mais aussi de personnalité, de disponibilité. Ensuite, définissez l’intérêt du futur partenaire à participer à votre projet : valorisation du CV, rémunération… Une fois que c’est fait, la quête commence ! Cherchez du côté de vos écoles et facs (ou anciennes écoles et facs), ou dans des écoles possédant les compétences dont vous avez besoin (par exemple école d’audiovisuel si vous allez devoir monter un film…).

Vous pouvez aussi vous tourner vers les annonces de certains magazines spécialisés, voire même vers le pôle emploi ou des boîtes d’intérim. Vos proches et amis peuvent faire l’affaire, mais attention à bien dissocier relations amicales et professionnelles, ce qui n’est pas toujours facile, j’en ai fait l’expérience chez Cap Entreprise (la gazette en ligne dont je m’occupe avec quelques amis).

Troisième étape : la planification

Maintenant que vous avez une équipe réunie autour d’un projet, il serait bon de se mettre au travail !

Pour ne pas s’agiter pour rien comme des chatons hystériques (restons concentrés, voulez vous ?), il est bon de planifier les tâches nécessaires.

Deux possibilités s’offrent à vous : le planning, et son jumeau maléfique, le retro-planning. Le premier se concentre sur la définition de la date de fin du projet ou d’un objectif, en prenant en compte les impératifs en termes de ressources et de délais. Le second, qui n’est possible que si la date butoir de l’objectif est fixée, a pour but d’organiser les tâches intermédiaires.

Pour faire votre retro-planning prévisionnel, vous devez partir de votre objectif principal, puis le découper, étape par étape, en objectifs secondaires. D’une tâche globale, vous arrivez ainsi aux plus détaillées. Idéalement, vous avez terminé quand chaque tâche est « atomique », et est une besogne distincte que vous pouvez, en tant que dictateur à viegestionnaire de projet, donner à faire à quelqu’un.

Il existe beaucoup de méthodes de planification, mais dans cette phase de démarrage, un retro-planning peut suffire à vos besoins. J’écrirai sans doute des articles consacrés à ces méthodes.

Quatrième étape : la budgétisation

Pas d’affolement ! Même les plus réfractaires à la comptabilité d’entre vous pourront se frotter à cet exercice indispensable à la prise de décision et aux relations extérieures.

En effet, si l’importance de votre budget prévisionnel est importante, pour vous comme pour vos éventuels partenaires, sa réalisation est à la portée du premier garçonnet de trois ans venu (nous considérerons cette exagération comme nécessaire).

Votre budget se compose d’un tableau en deux colonnes. À droite, les ressources. À gauche, les emplois. Voyons l’exemple du premier budget prévisionnel que j’ai réalisé, il y a presque deux ans, pour l’association Planet’s Cool. Les moqueries sont acceptées.

Budget-previsionnel-Planets-Cool1

Il faut que je vous aime, lecteurs, pour exposer ainsi un objet de honte tel que celui-ci !

Oui, nous avions prévu une vente de porte-clés « écologiques », et oui nous avions eu la naïveté (touchante, n’est ce pas ?) d’en escompter 1000€. Je me demande encore comment nous en étions arrivés là… Enfin bon, c’est à ça que servent les études, je suppose, et puis l’événement a très bien marché, finalement.

Pensez à justifier vos estimations. Par exemple (honte sur moi), le poste « Transports » comptait 21.20€ car nous pensions acheter deux carnets de tickets de métro à 10.60€.

Ne commettez pas les mêmes erreurs que nous à l’époque : essayez au maximum d’être réalistes dans vos estimations. Chiffrez les dépenses poste par poste, en vous aidant de devis ou d’exemples concrets (demandez conseils à d’autres associations ou entreprises ayant déjà eu à faire face à des charges similaires). Ensuite, estimez les recettes que vous allez faire. Encore une fois, ne vous voilez pas la face, et ne prévoyez pas 1000€ de recettes sur une vente aussi ridicule que celle de porte-clés !

Partez toujours d’estimations prudentes. Une bonne surprise fait plaisir, alors qu’une mauvaise peut avoir des conséquences graves. Soyez pessimistes plutôt qu’optimistes !

Nous arrivons à la fin de cet article, qui est plus long que je ne le pensais ! Si vous prenez le temps de passer par ces quatre étapes élémentaires, vous prendrez la bonne direction dès le départ et ne vous perdrez pas en vous agitant pour rien. Activité n’est pas efficacité. Pour la gestion de votre comptabilité, visitez  gest4u.fr et découvrez les nouveautés dans ce domaine.