Que faire pour s’assurer qu’un projet démarre du bon pied ? Vous préparez probablement un plan d’entreprise précis, vous réunissez une équipe de professionnels qualifiés et vous identifiez des objectifs clairs à atteindre en suivant un calendrier précis. Toutes ces étapes sont importantes, mais vous pouvez faire davantage pour donner à votre nouveau projet l’élan initial dont il a besoin pour réussir, surtout si votre équipe doit être en contact avec celle de votre client : organisez une réunion de lancement. Ce type d’événement se distingue des autres, notamment par son lien avec le projet. Sur la base de cette première étape, en fait, vous définissez tout ce qui ne se reflète pas dans le plan d’affaires : le ton, la personnalité du projet, l’atmosphère et l’énergie que les équipes vont expérimenter de première main. C’est également le moment où les phases opérationnelles du projet proprement dit sont définies avec précision. De plus en plus d’entreprises dans le monde entier choisissent de lancer de nouveaux projets à l’occasion d’un événement spécial. De quoi avez-vous besoin pour organiser une réunion de lancement ? Découvrez-le avec notre guide pratique !

1. Qui participe à une réunion de lancement ?

Un élément important distingue ce type d’événement des simples réunions d’entreprise et de la constitution d’équipes : la présence de deux équipes différentes. Organiser une réunion de lancement, c’est en fait réunir l’équipe de l’entreprise et celle du client, pour permettre à tous les participants de faire connaissance et de s’habituer à l’idée d’un espace de travail élargi, avec de nouvelles relations et de nouveaux potentiels. C’est pourquoi ce type d’événement tend généralement à impliquer des groupes assez importants, même dans le cas de petites et moyennes entreprises. Organiser une réunion de lancement signifie accueillir l’autre équipe, se préparer à créer des relations humaines et professionnelles orientées vers la réussite et la collaboration.

2. Avant d’organiser une réunion de lancement… organisez-en une autre !

Non, ce n’est pas un jeu de mots. Considérez la réunion de lancement comme une grande fête de famille, où vous vous préparez à accueillir un grand groupe de parents et d’amis qui ne se rencontrent pas souvent chez vous. Avant d’ouvrir les portes de votre maison, il sera bon de réunir tous les membres de la famille vivant sous le même toit et de faire le point sur la situation, pour éviter les situations tendues. De même, avant d’accueillir l’équipe du client dans le cadre d’un grand événement, il est préférable de se réunir avec les membres de votre équipe pour s’assurer que chacun dispose des informations nécessaires : qui est le client ? Quelles sont ses caractéristiques ? Quels sont les problèmes qu’il tente de résoudre ? Quels sont les problèmes critiques à éviter ? Quels sont les points forts à exploiter ? Quels sont les objectifs les plus importants que le client poursuit actuellement et quels sont les risques qu’il ne veut absolument pas prendre ? Ces informations doivent être partagées entre tous ceux qui participeront à l’événement, afin d’assurer un résultat positif.

3. Planifiez vos activités avec précision

Une réunion de lancement n’est pas une occasion sociale, ce n’est pas une fête et ce n’est pas une rencontre. C’est à ce moment que les étapes opérationnelles devront être définies et convenues avant de passer à l’action. Si vous ne disposez pas d’une feuille de route précise, le risque de confusion sur les rôles et les tâches est très élevé. C’est pourquoi, lors de la réunion préparatoire avec vos collaborateurs, vous aurez attribué à chacun d’eux des rôles spécifiques afin de mener à bien cette phase de collaboration de manière efficace et dans un délai raisonnable. Vous devrez fournir et acquérir une grande quantité d’informations et vous assurer qu’à la fin de l’événement, chacun apporte une idée très claire des prochaines étapes du travail.

4. Préparez un accueil spécial pour vos invités

Organiser une réunion de lancement n’est pas comme faire une fête – par exemple, la plupart des réunions de lancement ont lieu dans le bureau – mais ce n’est pas non plus une simple réunion. L’accueil est important et il ne suffit pas d’offrir aux invités un café et un petit sandwich de restauration. Pour que l’équipe du client se sente la bienvenue, nous vous recommandons de préparer de petits cadeaux personnalisés pour chacun des participants, de préférence sur le thème du projet. Il n’est pas nécessaire d’investir un budget exorbitant à ce stade : il est plus important de montrer que vous avez consacré du temps et du soin à penser au client, plutôt que d’offrir un cadeau de valeur substantielle. Un petit gadget avec un bel emballage est plus que suffisant. Investissez plutôt dans une bonne restauration ou dans un déjeuner ou un dîner d’entreprise de haut niveau, pour le moment convivial qui suivra inévitablement la réunion.

5. Apprenez à connaître le projet…

… Et assurez-vous que tous les membres de votre équipe le connaissent aussi en profondeur. Organiser une réunion de lancement signifie se retrouver à répondre à toutes les questions que le client se posera non seulement sur le projet lui-même, mais aussi sur l’entreprise et l’équipe. Une préparation minutieuse et impeccable est absolument nécessaire à ce stade. Préparez votre équipe à répondre à toutes les questions qui pourraient être posées sur les travaux prévus, même les plus bizarres et les plus inhabituelles. Évitez l’inattendu en anticipant tout ce que vous pouvez. Étudiez le client de manière approfondie, non seulement par le biais de la documentation officielle partagée avec votre équipe, mais aussi par le biais du site web, des médias sociaux, des forums et de toute autre source publique. Il n’y a pas de place pour les surprises lors d’un tel événement !

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