Il existe certains types de budget qui peuvent être utilisés dans votre vie quotidienne. Quelle que soit la méthode choisie, le tableur de trésorerie avancé avec contrôle budgétaire et centre de coûts sera essentiel pour suivre ce budget.

Qu’est-ce que le cash-flow et comment le faire ?

Pour comprendre ce qu’est le contrôle budgétaire et comment l’utiliser avec votre cash-flow, il est utile de comprendre d’abord ce qu’est la budgétisation des entreprises. Ce terme désigne essentiellement l’acte de planification et d’estimation des recettes, des dépenses et des investissements de votre entreprise ou de votre secteur.

Le contrôle budgétaire est donc un moyen d’établir et de contrôler les objectifs et les résultats obtenus dans votre entreprise ou dans un secteur spécifique de celle-ci. L’absence de paramètre d’analyse peut être l’un des grands méchants de la bonne gestion financière, et c’est précisément à ce stade de la fixation des objectifs que le contrôle budgétaire intervient.

À quoi sert le contrôle budgétaire et quand l’utiliser ?

La grande fonction du contrôle budgétaire est de suivre un résultat souhaité en le comparant à ce qui s’est réellement passé. En outre, dans les grandes entreprises, où différents domaines contestent une tranche du budget général, le contrôle de ce résultat peut indiquer quels domaines se rapprochent des objectifs et ainsi mieux répartir les ressources de l’organisation.

Vous avez besoin d’un budget de 1 000 euros le mois prochain et vous avez des demandes de dépenses dans les domaines du marketing (qui veut faire des campagnes adwords, participer à un événement en tant que partrocinateur et veut un vendeur de plus pour l’équipe de vente), du secteur des produits (qui veut engager un programmeur de plus et veut utiliser d’autres logiciels payants) et du secteur du service clientèle (qui a besoin d’un préposé de plus et veut mettre en place un système CRM).

Comment partageriez-vous ce budget ?

La réponse est simple (l’exécution, pas tant que ça). Il suffit d’analyser votre contrôle budgétaire d’abord pour comprendre si vous aurez ne serait-ce que ces 10 000 dollars que vous prévoyez. Ensuite, faites une analyse de rendement pour chaque zone et essayez de répartir proportionnellement entre les zones en fonction de leur contribution aux revenus de l’entreprise et de l’urgence de chaque demande. Étape par étape pour effectuer le contrôle budgétaire dans Cash Flow.

Pour effectuer le contrôle budgétaire de votre entreprise et la laisser organisée, il est recommandé de suivre les étapes ci-dessous. Pour commencer, imaginez que vous commenciez une nouvelle année ou de nouveaux mois. Pour cet exemple voici le cas d’une librairie et commencer par janvier, mais ce pourrait très bien être le mois d’octobre ou n’importe quel autre.

  • Votre contrôle budgétaire vierge

C’est toujours comme ça, au début de l’année ou à la fin du mois, ce que vous avez est une feuille de contrôle budgétaire vierge pour la période suivante.

Tous les résultats réels (qui se produiront effectivement), tels que les recettes, les dépenses et par conséquent les objectifs de pertes ou de profits, ne sont pas fixés. Comme il a été abordé au début de cet article, en n’ayant pas cette définition, vous courez le risque de laisser votre gestion financière trop louche, non contrôlable.

Vous devez maintenant penser à la première étape de la définition de votre budget. En général, vous avez deux choix : commencer le mois suivant et répéter ce processus mois par mois ou faire la projection pour toute l’année. Dans votre cas, vous commencerez par le premier mois de l’année, janvier.

Vous voyez que toutes les données sont vides, des objectifs (que vous allez définir maintenant) au résultat réel (qui sera rempli automatiquement en fonction de l’utilisation du tableur).

  • Définir votre premier objectif du budget

Pour arriver à la définition de l’objectif, il y a certaines variables que vous devez analyser. Mettez que dans votre librairie, l’année précédente, vous aviez un résultat en octobre, novembre et décembre de $ 40 000, $ 45 000 et $ 60 000 respectivement. Vous savez également que le dernier mois de l’année est affecté par une saisonnalité des achats de Noël et que, en principe, vous ne ferez aucun investissement de croissance dans votre entreprise.

C’est une situation hypothétique, mais cela pourrait très bien être votre réalité. Dans ce cas, vous avez pu comprendre que vous avez eu une croissance d’environ 10 % par mois au cours des derniers mois et un saut de performance en décembre qui ne doit pas être pris en compte pour janvier. Ainsi, l’objectif qui semble le meilleur est de 50 000 $ pour le premier mois de l’année.

Il faut simplifier évidemment le processus, mais l’idée est la suivante : recueillir des données pour prendre des décisions fermes sur la base des informations dont vous disposez. Le même processus devrait être appliqué pour l’objectif de dépenses, qui dans notre cas a été fixé à 40 000 $. Ces chiffres ne doivent pas être modifiés une fois qu’ils ont été définis (sauf en cas de changements radicaux dans votre entreprise ou votre marché).

  • Déblocage des recettes et des dépenses

Si vous avez fixé vos objectifs dans le cadre du contrôle budgétaire de votre trésorerie, l’étape suivante consiste à contrôler vos déblocages de recettes et de dépenses. Voir un relevé des factures reçues et payées au cours du mois de janvier.

Tout ce résultat, chaque fois marqué comme statut de paiement, est comptabilisé dans votre résultat réel du budget défini. Ce mois-ci, en ajoutant les informations de nos sorties, votre librairie a eu un revenu de 45 000 $ et une dépense de 43 000 $.

  • Analyse de la réussite du budget

Après avoir suivi vos sorties vient l’une des parties les plus importantes d’un contrôle budgétaire bien fait, qui est l’analyse du résultat par rapport à l’objectif fixé. Comme il a déjà été dit, ces données sont compilées automatiquement dans votre tableur, de sorte que la seule tâche consiste à séparer un moment pour examiner les informations même.

Vous voyez que vous avez eu un revenu inférieur à votre objectif (90 la valeur définie) et une dépense supérieure à ce qui était prévu (8 au-dessus de la limite fixée). Cela indique que, même en ayant un mois de bénéfice (recettes supérieures aux dépenses), votre contrôle budgétaire n’était pas nécessaire. Dans l’analyse du mois de janvier, vous devez toujours avoir le résultat (barre rouge) inférieur en dépenses et supérieur en recettes et en bénéfices. Lorsque vous êtes plus petit, cela indique que votre résultat est inférieur à l’objectif fixé.

  • Ajustements pour le mois suivant

Avant d’ajuster les objectifs pour le mois suivant, il est important de comprendre les raisons qui ont pu conduire votre entreprise à ne pas atteindre l’objectif fixé. Pour ce faire, analysez en détail toutes les informations dont vous disposez.

Enfin, il existe une multitude de facteurs qui peuvent affecter votre entreprise et la recherche est le seul facteur qui peut assurer une meilleure maîtrise de votre budget pour les mois à venir.

  • Projection pour l’année

Après avoir identifié les problèmes éventuels et trouvé des solutions, il suffit de suivre le calendrier prévu, mois par mois, en établissant votre budget et en contrôlant les résultats. Dans l’image ci-dessous, vous pouvez supposer que vous avez passé 7 mois à suivre ce processus et que vous arrivez au mois d’août.

Vous voyez que vous avez réussi à atteindre votre objectif de 100 en février (et toujours avec un résultat plus élevé en termes de recettes et de dépenses). En dehors de ce mois, vous avez réussi à obtenir des résultats supérieurs aux objectifs en mai et en juillet et vous avez été en baisse en mars, avril et juin.

Contrôle budgétaire incohérent, une chose importante à noter est que le résultat a été positif (chaque mois avec bénéfice) tout au long de l’année jusqu’à présent. Ainsi, avec cette perspective et cette compréhension de la budgétisation, vous arrivez au moment de mesurer le mois d’août.

Le processus est exactement le même que celui qui a été préciser. Afin de fixer votre objectif pour le mois d’août, vous devez analyser les données dont vous disposez.

Ainsi, les données vous amènent à penser que 80 000 dollars est un bon objectif, puisque vous supposez la même croissance que celle que vous avez eue tout au long de l’année. Cette même croissance se reflétera apparemment dans les dépenses et vous allez donc vous fixer un objectif de 70 000 dollars.

Maintenant, il va juste faire un suivi au cours du mois et voir si votre contrôle budgétaire est bien fait.

Faites-vous du contrôle budgétaire dans votre entreprise ?

Si ce n’est pas déjà fait, vous devez comprendre son importance et que vous pouvez vous aider à obtenir les résultats que vous souhaitez. Peu importe que nous soyons en milieu d’année ou non, vous pouvez vérifier le budget en ne tenant compte que des mois restants et en commencer un nouveau l’année prochaine.