L’organisation d’un événement d’entreprise, qu’il s’agisse d’une réunion formelle ou d’une activité récréative à titre de récompense ou d’incitation, doit offrir une expérience unique aux participants. Les événements d’entreprise (réunions, activités de motivation, présentations de produits, etc.) sont un excellent moyen de motiver et d’améliorer les relations entre les acteurs internes d’une entreprise : professionnels, employés et collaborateurs. Cependant, lorsqu’ils sont bien organisés et ciblés, ils ont une deuxième utilité, moins connue : avoir un impact positif sur le client et la société en général en améliorant l’image de l’entreprise, quelle que soit la forme qu’il prend : une présentation de produit, un voyage ou une activité de motivation, une invitation aux meilleurs clients et aussi un congrès, une conférence ou une réunion…

L’importance d’un événement professionnel

Les événements d’entreprise ont un potentiel énorme en tant que canaux de communication efficaces, percutants et efficients. En fait, c’est le principal outil de marketing dont dispose l’entreprise. Le champ d’application est très large et les possibilités sont immenses, car il faut tenir compte du fait que le facteur de nouveauté ne réside pas seulement dans les sujets à discuter et les formats à utiliser (contenu), mais aussi dans l’espace, le lieu et la ville dans lequel ils se dérouleront. Il est très important de créer des expériences et animations uniques chez les invités, qui marqueront leur mémoire. Un hôtel classique présente des avantages indéniables : c’est un pari sûr et ferme, et il dispose de tous les services et conforts. Mais le fait d’avoir été et d’être encore utilisé à profusion enlève le pouvoir d’impact et ne fait pas de l’événement une expérience unique ou distinctive pour les participants. C’est pourquoi la première recommandation pour surprendre les invités d’un événement d’entreprise est de chercher d’autres lieux à Paris. Heureusement, il est désormais possible de louer toutes sortes de lieux en Île France notamment pour vos événements professionnels dont beaucoup sont adaptés pour toutes sortes d’animations: réunion, dîner cocktail, séminaire entreprise, salon professionnel, etc.

L’usage de nouvelles technologies et l’importance de la visibilité de l’événement

En entrant dans le domaine du contenu et des aspects formels, il faut se rappeler que les dernières avancées technologiques permettent la création de contenus très impactants et efficaces, très appréciés par le public pour leur beauté spectaculaire et plastique :

– Projection de vidéos en 2D et, depuis peu, également en 3D.

– La réalité virtuelle qui est une version encore plus réaliste et spectaculaire de l’image tridimensionnelle. Hologrammes : images à fort impact qui donnent la fausse impression que les gens sont en lévitation.

– La cartographie qui consiste à projeter des images 3D sur tout type de surface. Il s’agit d’une technique très nouvelle, de sorte que le facteur de surprise est garanti.

– Tirer le meilleur parti des ressources humaines externes. L’idée est d’engager des professionnels de diverses disciplines pour rendre l’événement plus dynamique, divertir, apporter une valeur ajoutée, attirer l’attention et surprendre.

Les possibilités sont nombreuses : gourous, experts et personnes ayant une grande expérience et une large reconnaissance dans un certain secteur ou sujet. Si vous recherchez quelque chose de plus informel, vous pouvez faire appel à des orateurs, des présentateurs ou des chefs d’orchestre, des comédiens, des acteurs ou des artistes.

Les meilleures stratégies pour promouvoir un événement d’entreprise

L’organisation d’un événement d’entreprise est l’un des meilleurs et des plus efficaces outils de marketing, interne et externe, d’une entreprise. Mais pour en tirer le meilleur parti, il est essentiel que sa visibilité ne soit pas limitée aux personnes invitées, mais que sa portée soit élargie autant que possible. Il existe aujourd’hui plusieurs stratégies axées principalement, mais pas exclusivement, sur Internet et les médias sociaux pour promouvoir et faire connaître tout événement d’entreprise. Bien qu’Internet et les réseaux sociaux soient essentiels pour la diffusion de l’événement, ils ne sont pas le seul moyen, étant également des stratégies très efficaces de coupe “traditionnelle”. Les canaux habituels de tout plan de communication doivent être utilisés efficacement dans les canaux de communication internes tels que l’intranet et le contact avec les médias externes par le biais de communiqués de presse et de contacts directs avec les journalistes et les blogueurs.

– Sélection du public cible.

Il ne s’agit pas de préparer un événement pour des foules importantes, mais plutôt de sélectionner les clients, les professionnels, les invités, les intervenants et les employés les plus aptes à atteindre les objectifs de chaque événement, qui doivent être définis au préalable de la meilleure façon possible. Le pouvoir des détails. Dans une société de plus en plus impersonnelle et bureaucratique, les petits détails sont les bienvenus et ont l’avantage supplémentaire d’être peu coûteux, tels que : des invitations manuscrites sous forme de carte postale, une espèce ou un détail décoratif typique d’un pays exotique, une courte vidéo personnalisée, un blog en ligne avec des photos amusantes ou qui capturent le côté le plus humain de l’événement, etc.

– Pour tirer le meilleur parti des réseaux sociaux, il est bon de garder à l’esprit les conseils suivants :

Choisissez les réseaux qui correspondent le mieux à l’événement et au public que vous voulez atteindre. Facebook, par exemple, est plus général et hétérogène, mais si vous voulez donner une image plus professionnelle ou plus corporative, le réseau idéal est Linkedin.

Établir des objectifs, des actions et des calendriers avec une vocation de détail, d’exhaustivité et de réalisme.

Essayez de mesurer les résultats de la manière la plus quantitative possible : nombre de ventes réalisées, contacts établis, etc. Si possible, créez un blog spécifique pour l’événement ou activez un onglet sur le site web de l’entreprise ou sur le blog de l’entreprise. Si vous utilisez Twitter, déterminez un hashtag afin de caractériser l’événement, d’encourager les participants à tweeter, et même de diffuser l’événement en direct.

Essayez de donner une dimension virale à l’événement en impliquant autant que possible les employés, les blogueurs et les journalistes. Prolonger temporairement l’événement en fournissant des informations avant, pendant et après l’événement. Diffusez-le en temps réel en streaming sur des chaînes telles que YouTube ou Google et téléchargez-le sur Internet pour pouvoir le consulter ultérieurement.

Privilégiez l’image en publiant des photos et des vidéos sur Facebook, Instagram, YouTube, Google  etc.

Maintenir un retour d’information rapide et fluide avec tous ceux qui font des commentaires et des suggestions. Les activités au sein et en dehors du réseau sont de plus en plus liées, c’est-à-dire que les actions en ligne et hors ligne ont tendance à se rejoindre et à se répercuter. Par conséquent, les contacts personnels avec les blogueurs et les influenceurs auront toujours un effet positif sur la virtualisation d’un événement de médias sociaux. Pour cette raison, les actions de promotion des événements doivent répondre à une stratégie complète et intégrale, abordant tous les domaines possibles à l’intérieur et à l’extérieur d’Internet pour assurer une bonne promotion et une portée maximale.

Améliorer l’image sociale avec un événement d’entreprise. Aujourd’hui, la clé pour renforcer l’image de l’entreprise, non seulement devant les invités (professionnels, clients et fournisseurs) mais devant la société en général est dans la responsabilité sociale : mettre en œuvre des mesures environnementales.

Lancer des campagnes pour aider les pays ou les groupes les plus défavorisés, un problème intensifié par la crise et qui touche des poches de population de plus en plus proches.

Promouvoir des actions de solidarité telles que les petits dons ou l’organisation de festivals ou de ventes aux enchères à des fins caritatives.

Actions volontaires pour aider les groupes défavorisés.

Les avantages des mesures responsables et solidaires

Le premier grand avantage des événements est qu’ils peuvent servir à transformer l’image des entreprises, en les rendant plus conviviales, plus proches, plus respectueuses et plus solidaires. La crise économique et financière et les problèmes qui lui sont associés, à savoir l’intensification des inégalités économiques et la répartition de plus en plus défavorable des ressources de toutes sortes, font que beaucoup de gens ont une mauvaise perception des marques et des entreprises en général, surtout si elles sont multinationales ou de grande taille. Il existe une tendance sociale à blâmer les grandes entreprises pour les problèmes économiques et parfois aussi pour la détérioration de l’environnement, mais d’autres aspects positifs s’y ajoutent : l’augmentation et la fidélisation des clients.

Améliorer le bien-être des participants aux actes de solidarité ou de défense de l’environnement : cadres, employés, clients externes, fournisseurs, etc. Mais il ne suffit pas de définir et de mettre en œuvre des actions de responsabilité sociale intégrées aux événements. Pour que ces plans soient réellement bénéfiques pour l’entreprise, il est nécessaire de les communiquer efficacement non seulement aux invités, mais aussi à la société dans son ensemble. Pour ce faire, les canaux habituels de tout plan de communication doivent être utilisés efficacement : intranet et autres canaux de communication internes et contact avec les médias externes par le biais de communiqués de presse et de contacts directs avec les journalistes et les blogueurs.