La tendance à l’externalisation n’a cessé de croître ces dernières années en raison de la réorganisation générale du travail. Par externalisation, nous entendons le choix de certaines entreprises de déléguer une partie de leur travail à des professionnels individuels ou à des sociétés externes, afin qu’elles puissent concentrer davantage de ressources et d’énergie sur d’autres tâches. Les raisons pour lesquelles cette pratique est utilisée sont nombreuses et variées et, en général, l’externalisation, si elle est bien planifiée, s’avère être un choix utile et productif dans de nombreux secteurs. En réalité, certains services particulièrement spécialisés ont toujours été confiés à des professionnels indépendants des entreprises : il suffit de penser aux services juridiques ou comptables, que seules quelques grandes entreprises conservent en interne dans leur organigramme. Récemment, cependant, l’habitude de l’externalisation s’est étendue à d’autres domaines également. Cela est dû en partie à la complexité croissante de nos entreprises : aucune activité productive ne peut se passer de services informatiques et de télécommunications, de marketing, de graphisme et d’autres services que le coût du travail ne permet pas de gérer dans l’entreprise. Pour comprendre quand il y a externalisation, il est cependant bon de se poser une série de questions.

Est-ce une activité stratégique ou une activité nécessaire ?

Au sein de chaque entreprise, il est nécessaire d’effectuer une série de tâches très différentes. Certaines sont au cœur des activités de l’entreprise, tandis que d’autres, bien qu’indispensables, sont communes à de nombreuses autres entreprises. L’activité stratégique et centrale d’une laiterie, par exemple, sera la production de fromages de bonne qualité, sur lesquels l’entreprise doit toujours exercer un contrôle attentif. D’autres activités – telles que le maintien de la propreté de l’usine, la mise aux normes des usines, l’expédition des produits finis vers les canaux de distribution et le maintien du réseau informatique interne de l’entreprise – répondent à des besoins qui ne sont pas l’apanage des laiteries. Une petite entreprise pourrait trouver une conséquence importante dans l’externalisation de toutes ces activités, afin de réduire les coûts fixes liés au fait d’avoir plus d’employés.

Est-ce une activité qui requiert un haut degré de spécialisation ?

Les services informatiques sont l’exemple le plus frappant de cette catégorie de tâches d’externalisation. Il n’y a pas d’entreprise productive ou commerciale aujourd’hui qui n’ait pas besoin de maintenir un niveau élevé d’efficacité et de sécurité informatique. Un réseau interne, c’est-à-dire une base de données contenant des données sensibles sur les clients et les fournisseurs, les codes bancaires, les données comptables et les commandes, doit être installé par des techniciens ayant un niveau de spécialisation adéquat. Tout problème, dans ces domaines, doit être géré par des professionnels compétents, afin d’éviter la perte de données essentielles à la réalisation de toutes les autres activités. Pour une petite entreprise, il peut être peu pratique ou économiquement désavantageux d’engager un technicien de façon permanente, surtout si les travaux d’installation et de maintenance ne sont nécessaires que de temps en temps. D’autre part, il ne s’agit même pas du type de compétences qu’un employé peut acquérir avec un cours de recyclage. Dans ce cas, l’externalisation peut être la seule solution viable.

Est-ce une activité occasionnelle ?

Vous ne pouvez pas tout faire, surtout si vous n’avez pas le temps d’apprendre à gérer des tâches complexes. Dans ce cas, il est toujours préférable de s’appuyer sur des professionnels spécialisés. Les événements en sont un exemple typique. La plupart des entreprises n’ont besoin d’organiser des événements qu’à quelques occasions, pour célébrer des étapes importantes ou des anniversaires qui se produisent sporadiquement tout au long de l’année. Est-il utile, face à un besoin aussi réduit, d’engager un professionnel du secteur sur une base permanente ? Bien sûr que non. Cependant, il n’est même pas possible d’attendre de vos employés, qui s’occupent de tout le reste, qu’ils soient capables d’exercer correctement une activité aussi complexe. L’externalisation, dans ce cas, est presque un choix obligatoire et vous permet de bénéficier d’un niveau de service professionnel élevé sans avoir à gérer la complexité de ces tâches au sein de l’entreprise.

L’externalisation vous permet de réduire les coûts de l’activité

Combien de fois avez-vous pensé, en appelant un technicien pour effectuer une petite réparation à domicile, que son travail était parfaitement à votre portée ? Combien de fois avez-vous promis d’acheter cette boîte à outils pour économiser sur les futurs frais de plombier, d’électricien ou de menuisier ? Et combien de fois, lorsque vous êtes passé par le bon magasin, avez-vous renoncé aux prix des outils que vous prévoyiez d’acheter, qui coûtaient plusieurs fois ce que vous avez payé pour l’ensemble du service ? La réalité des entreprises n’est pas différente : de nombreuses activités – telles que le stockage et la distribution – nécessitent des infrastructures dont l’acquisition et l’entretien sont incroyablement coûteux. Amortir une telle dépense, au point de la rendre moins chère que la simple externalisation, peut nécessiter un volume d’affaires prohibitif.

Risques et inconvénients

Comme tout le reste, l’externalisation a aussi ses inconvénients et vous expose à un certain nombre de risques qui sont moins susceptibles de se présenter pour les activités exercées au sein de l’entreprise. Un entrepreneur indépendant, par exemple, aura toujours d’autres clients également et ne pourra donc pas avoir toute son attention pendant 100 el temps. Comme toutes les entreprises, celles qui sous-traitent des services à d’autres disposent généralement d’un service d’assistance à la clientèle, mais cela ne se traduit pas nécessairement par une intervention immédiate. En particulier, lorsque vous vous adressez à un prestataire de services pour la première fois, il est bon d’avoir une idée très précise de vos besoins afin de pouvoir évaluer si le service offert correspond réellement à ce dont vous avez besoin. Il n’est pas rare, par exemple, de se retrouver à demander un service de base, pour constater ensuite que certains services de base ne sont pas inclus dans le forfait et se retrouver à dépenser plus que prévu pour obtenir le service souhaité.

Outsourcing : à qui cela s’adresse-t-il ?

Pour tout le monde, l’important est de savoir quand utiliser cet outil. Qu’il s’agisse de choix communs à presque toutes les entreprises, comme confier la comptabilité à une société commerciale, ou de décisions ciblées, comme confier le relooking de votre logo à un graphiste indépendant, il est essentiel de déterminer l’impact que toute activité d’externalisation aura sur l’entreprise. Le but, dans ce cas, est toujours l’optimisation des ressources : pouvoir concentrer au maximum les ressources humaines et économiques disponibles sur les activités principales de l’entreprise, en déléguant tout ce qui ne contribue pas activement à la réalisation des objectifs.