La crise économique et financière mondiale affecte tout particulièrement les budgets des événements, des voyages et des activités de stimulation et autres actions de représentation. L’époque où l’accès au financement était beaucoup plus facile et où la croissance économique approchait les deux chiffres a été marquée par un assouplissement de la budgétisation et du contrôle des dépenses de toutes sortes, y compris la représentation. L’arrivée de la crise a obligé à repenser à la baisse les budgets des différents postes, en cherchant des moyens de sauver et de réduire les événements et autres activités et en essayant d’assurer un retour sur investissement (ROI) maximal : Il y a parfois eu des excès dans le nombre d’événements organisés ou dans les ressources utilisées. Aucun souci d’obtenir un retour sur investissement maximal grâce à ces actions.

Mise en place de politiques de dépenses peu restrictives

Une mauvaise supervision des notes de frais des employés (voyages, dîners, kilométrage, etc.) a entraîné des erreurs préjudiciables à l’entreprise. Le désintérêt pour les stratégies d’épargne telles que les comparaisons lors de l’achat de billets d’avion ou de train, la réservation de chambres ou la demande de réductions. Manque d’utilisation des nouvelles possibilités technologiques, telles que la vidéoconférence, en tant que substitut aux voyages et aux visites. Sélection inadéquate de projets, de clients et de fournisseurs qui valaient vraiment la peine d’être invités à des voyages, des dîners, des activités de loisirs ou des événements.

Manque de planification dans l’organisation des voyages d’affaires

La crise a obligé à repenser les budgets et à donner la priorité aux besoins réels des entreprises. C’est pourquoi, en ce qui concerne les dépenses de représentation, on constate une tendance marquée des organisations à réduire les événements ou les voyages à ceux qui sont strictement nécessaires et qui assurent un retour sur investissement. Révision des politiques de dépenses, en les rendant plus restrictives et en établissant des mesures de surveillance et de contrôle de la conformité. Mise en place de certains logiciels d’automatisation des coûts pour optimiser la gestion, le contrôle et l’analyse des dépenses. Recherchez des moyens d’économiser : comparaison de prix, voyages sociaux, demandes de réductions, recherche d’offres, etc. Sélection appropriée des clients et des professionnels avec lesquels mener des activités, avoir des détails et promouvoir le travail en réseau.

Encourager l’utilisation de moyens alternatifs de déplacement et de voyage

Le changement de mentalité provoqué par la crise n’a cessé d’avoir des aspects positifs, tels qu’une utilisation plus rationnelle des budgets et des ressources ou l’optimisation de la gestion avec de meilleures méthodes de travail et la mise en place d’outils informatiques basés sur l’automatisation des tâches qui, sans aucun doute, ont permis d’éliminer ou de réduire les tâches de faible qualité, améliorant ainsi l’efficacité, la productivité et la rentabilité des entreprises. Il faut considérer les dangers d’une standardisation excessive des événements d’entreprise et les différentes politiques en matière de frais de représentation. Comment éviter que le budget des frais de représentation ne monte en flèche ?