L’événement que vous aviez prévu depuis des mois est enfin arrivé. Avec votre équipe, vous êtes heureux de pouvoir enfin ouvrir les portes et accueillir les invités. Vous vous êtes occupé des plus petits détails du processus d’organisation, et tout semble bien se passer. Pourtant, certains événements échouent, beaucoup de choses peuvent mal tourner, et il est souvent trop tard pour corriger quelque chose. Un événement est une entité qui se produit en temps réel, donc une fois qu’il est terminé, il disparaît. Certains aspects peuvent être réparés pendant l’événement, mais d’autres non. Toutefois, de nombreux problèmes peuvent être évités si vous connaissez les erreurs les plus courantes des organisateurs d’événements.

Ne pas organiser assez tôt

Les calendriers peuvent sembler abondants sur papier, mais souvent en réalité tout prend plus de temps que vous ne l’imaginiez. Ne pas commencer à s’organiser suffisamment tôt peut conduire à l’échec de l’ensemble de l’événement. Les intervenants, les artistes, les lieux, sont les principaux piliers de votre événement. Très probablement, ceux que vous souhaitez réserver ont déjà un calendrier fixé des mois, voire un an à l’avance. Ce sont donc les délais à prendre en compte si vous voulez être sûr que votre événement se déroulera exactement selon la formule que vous avez prévue.

Comment éviter l’erreur

Si votre événement est centré sur un certain nom ou lieu, ne fixez pas ou ne publiez pas la date finale de l’opération avant d’avoir vérifié la disponibilité des orateurs, artistes et lieux souhaités.

Ne pas évaluer le nombres des participants

Si vous ne faites pas une évaluation réaliste du nombre de participants attendus, vous pouvez faire face à toute une série de catastrophes. Quant au lieu, trop peu d’invités dans un lieu trop grand donnera l’impression d’un flop. Trop d’invités dans un endroit trop petit – l’ingrédient parfait pour que tout le monde soit mécontent d’être entassé dans un espace trop restreint. Dans les deux cas, l’expérience des participants aura beaucoup à souffrir. Il en va de même pour la restauration, si vous commandez trop de nourriture et qu’il y a trop peu de personnes pour la manger, vous avez gaspillé votre budget. Trop peu de nourriture pour trop d’invités ? Encore une fois, les invités  seront mécontents.

Comment éviter l’erreur

Définissez des objectifs clairs en termes de nombre d’invités et élaborez une stratégie précise sur la manière de les atteindre. Bien sûr, personne ne dispose d’un globe de cristal qui lui indiquerait le nombre exact de participants à l’événement. C’est précisément la raison pour laquelle, en ce qui concerne l’emplacement, le bail doit contenir des clauses de résiliation. Vous devez également disposer d’un plan B (et, si possible, d’un plan C !) et être prêt à changer de lieu si le nombre de personnes des invités est très différent de vos attentes.

Si le changement de lieu est absolument impossible, fixez un nombre maximum de billets disponibles, pour vous assurer de ne pas dépasser la capacité de l’espace. Sur une plateforme de gestion d’événements en ligne, vous pouvez facilement le faire lorsque vous créez et publiez un événement. Vous pouvez également créer une liste d’attente. Ainsi, si vous libérez des places, vous pouvez les remplir immédiatement en les mettant à la disposition des personnes qui attendent. Une liste d’attente augmentera également l’attrait de votre événement. Si la réception comprend également un service de restauration, mettez en place une politique de flexibilité des commandes envers l’entreprise qui le fournit. Commencez par des quantités estimées, et passez une commande ferme pour la quantité finale quelques jours seulement avant l’événement, lorsque la plupart des participants ont déjà confirmé leur présence.

Non utilisation de la technologie dans le processus d’organisation

La mentalité du “nous avons toujours fait ça” existe toujours chez les organisateurs d’événements. Mais la vérité est que, compte tenu de la complexité d’un événement aujourd’hui et des attentes toujours plus grandes des participants, vous avez vraiment besoin de technologies spécifiques pour garantir que le flux de travail est optimisé et que le service client que vous fournissez aux participants est du plus haut niveau. Le fait de ne pas utiliser la technologie peut entraîner la perte d’informations et une communication défectueuse entre les membres de l’équipe sur les différentes parties du projet organisationnel. De plus, cela peut conduire à une mauvaise expérience des invités (ne pas obtenir les réponses à leurs questions assez rapidement, files d’attente très longues à l’entrée, etc.)

Une autre erreur courante que font certains organisateurs d’événements est de penser que l’intégration de la technologie dans le processus d’organisation n’est qu’un coût inutile, alors qu’en réalité ce qu’elle apportera est une utilisation plus efficace des ressources humaines et matérielles et une réduction des coûts.

Comment éviter l’erreur

Si des termes comme chatbot, IA ou réalité virtuelle vous semblent encore effrayants, commencez à intégrer la technologie dans votre événement en partant de zéro. Utilisez une plateforme de gestion d’événements en ligne dans votre prochain projet. Les plateformes de gestion des opérations peuvent déjà sembler la norme pour la plupart des organisateurs, mais il est étonnant de voir combien d’organisateurs d’événements ne les utilisent pas encore, même si elles intègrent la plupart des aspects fondamentaux du processus.

Ne pas allouer assez de temps pour l’installation, le démontage et le nettoyage

Encore une fois, une erreur de timing, mais cette fois dans le calendrier de l’événement. Une erreur courante, lors de la création du programme, est de ne pas allouer suffisamment de temps pour l’installation, le démontage et le nettoyage sur place. Souvent, le lieu lui-même est réservé pour un certain nombre d’heures, jours sans tenir compte du temps qu’il faudra pour installer l’équipement audio vidéo, les lumières, les décorations ou la restauration. Souvent, les sessions d’orateurs se succèdent sans laisser le temps de faire le ménage. Et encore : nous avons vu des rassemblements où le démontage commence alors qu’il y a encore des invités !

Comment éviter l’erreur

Les membres du personnel technique, qui se déplacent parmi les invités, rapidement pour brancher les derniers câbles ou pour balayer les sols, ou, pire encore, les décorations qui sont démontées alors que les invités sont encore assis pour manger le gâteau, est le moyen le plus sûr de satisfaire les participants. Et tout cela est si facile à éviter, simplement en réservant le lieu pour la bonne durée et en incluant le temps de montage et de démontage dans le programme de l’événement. Le budget de l’événement peut en être affecté, mais au final, un budget est bien dépensé s’il rend les invités heureux !

Ne pas attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes

De nombreux organisateurs d’événements pensent que s’ils savent ce qu’ils doivent savoir sur l’organisation d’un événement, le simple fait de déléguer certaines tâches à ceux qui sont disponibles signifie “créer une équipe”. Mais au lieu de faciliter leur travail en tant que chefs de projet, cela peut faire plus de mal que de bien. Ne pas attribuer les bonnes tâches aux bonnes personnes (qui devraient avoir les compétences et l’expérience nécessaires pour les réaliser) peut entraîner une mauvaise exécution de certaines parties du projet. En outre, en tant que chef de projet, vous prendrez le temps de corriger les erreurs commises par les membres incompétents de votre équipe.

Comment éviter l’erreur

Dès que vous aurez défini les objectifs événementiels et compris les principaux domaines à planifier (localisation, logistique, marketing/PR, administration, etc.), créez une équipe dont les membres ont les compétences et l’expérience nécessaires dans ces domaines spécifiques. Il sera tentant de travailler avec des stagiaires et/ou des volontaires, pour des raisons budgétaires, mais aussi avec eux, il faut prévoir un processus de sélection pour s’assurer qu’ils ont les compétences nécessaires pour gérer le domaine qui leur est attribué. En outre, si votre événement présente des problèmes techniques particuliers ou nécessite des compétences techniques très spécialisées. Il est préférable d’externaliser cette partie et de la confier à une agence de production d’événements qui sera en mesure de traiter chaque détail avec le plus grand professionnalisme.

Ne disposez pas d’un plan d’urgence ou de gestion de crise

Votre événement peut être menacé par des forces indépendantes de votre volonté. En gros, personne n’est responsable des tempêtes, de la neige, des pannes de courant ou des dysfonctionnements des équipements, des attaques terroristes ou de la troisième guerre mondiale. Mais si votre événement en subit les conséquences, c’est absolument de votre faute si vous n’avez pas de plan B ou de plan d’urgence. Votre événement peut être affecté par des incidents allant de quelques invités mouillés cherchant un abri contre la pluie à de graves pertes matérielles ou humaines. Ne pas avoir de plan de crise peut donc être une erreur critique.

Comment éviter l’erreur

Il existe différentes actions qui peuvent être prises pour éviter cette erreur. Idéalement, vous les ferez tous

Ne pas reconfirmer la disponibilité

Et quand nous disons disponibilité, nous faisons référence à la disponibilité de toutes les parties concernées, des fournisseurs aux artistes, des intervenants aux membres de l’équipe. Avoir des contrats écrits avec tout le monde est nécessaire mais pas suffisant. Tout le monde peut avoir un accident, une maladie inattendue ou réserver accidentellement un autre événement pour le même jour que le vôtre. Les présentations manquées sont l’un des problèmes les plus fréquents de tous les types d’événements. Un volontaire manquant à l’enregistrement est une situation facile à résoudre. Une entreprise de logistique ou de restauration qui se rend au mauvais endroit, ce sont des générateurs de maux de tête. Devoir expliquer aux invités que l’orateur principal ou que l’artiste ne s’est tout simplement pas présenté est probablement le pire cauchemar de tout organisateur d’événements.

Comment éviter l’erreur

Tout d’abord, assurez-vous d’avoir choisi des fournisseurs, partenaires, orateurs et artistes sérieux et de confiance et vérifiez leurs références. Reconfirmez avec eux et toutes les parties concernées par l’événement quelques semaines avant le jour de l’événement. Ensuite, reconfirmez à nouveau et passez en revue tous les détails avec eux, 2 jours avant l’événement.

Dépasser le budget

Ne pas calculer précisément toutes les dépenses pendant le processus d’organisation de l’événement peut entraîner de sérieux problèmes à l’approche de la date de l’événement. Une erreur que vous pouvez facilement commettre est de trop dépenser pour les premiers éléments que vous réservez pour l’événement (lieu, artistes), ce qui vous fera manquer d’argent pour les autres dépenses (logistique, décorations, restauration, personnel). Le résultat ? Un événement dans un lieu à couper le souffle mais où l’expérience des invités est médiocre parce qu’il n’y a pas la bonne ambiance ou le bon service à la clientèle. Une autre erreur budgétaire classique consiste à ignorer l’inclusion de la ligne “imprévu” dans votre budget. Aussi bonne que puisse être votre planification économique, des dépenses imprévues vont certainement se présenter et vous devez vous y préparer.

Comment éviter l’erreur

Tout d’abord, établissez un budget réaliste après avoir demandé des estimations de coûts à tous vos fournisseurs potentiels. Prenez en compte même des éléments apparemment insignifiants de votre événement (comme le transport de l’équipe ou la papeterie), car ce type de dépenses s’accumule rapidement. Mettez en place un plan concret et tangible sur la manière dont vous allez financer votre événement, et ne commencez pas à le planifier uniquement sur la base de promesses et d’espoirs. Si votre événement est entièrement ou partiellement financé par la vente de billets, ouvrez la vente dès que possible pour générer des liquidités. Utilisez un modèle de budget d’événement pour vous assurer qu’aucun détail ne vous a échappé.

Négliger la promotion

Publiez votre événement et pensez que les billets se vendront d’eux-mêmes ou simplement par le bouche à oreille est de la pure naïveté. L’offre de tout type d’événement disponible à tout moment aujourd’hui est si vaste que votre événement ne sera pas remarqué si vous ne le promouvez pas correctement auprès de votre public cible. Et un budget limité n’est pas une raison pour négliger la promotion.

Comment éviter l’erreur

Lorsque vous établissez le budget de votre événement, assurez-vous d’allouer un montant suffisant et réaliste au marketing et à la promotion. Optez pour les outils de marketing sur le web plutôt que pour les outils de marketing traditionnels hors ligne, qui ont tendance à être moins rentables. Définissez votre public cible aussi précisément que possible et ne faites la promotion de l’événement qu’auprès de ce public. Mettez en place des campagnes sociales bien ciblées où votre public passe son temps. Constituez une liste de diffusion solide avant même de commencer à promouvoir votre événement.

Assurez-vous que les intervenants et les partenaires font également la promotion de l’événement. N’oubliez pas non plus de promouvoir l’événement sur le site web de votre entreprise.

Ne pas effectuer d’actions post-événement

Le fait que votre événement vienne de se terminer ne signifie pas que votre travail est terminé. L’absence d’actions post-événement peut entraîner un certain nombre de conséquences négatives. Vous manquerez de précieuses occasions de promouvoir les futures éditions et de savoir comment les invités ont apprécié l’événement. Vous raterez également l’occasion d’obtenir un parrainage pour de futurs événements car vos sponsors actuels seront déçus par votre manque de communication. En outre, vos fournisseurs ne sauront jamais ce qu’ils peuvent faire pour offrir un meilleur service.

Comment éviter l’erreur

Il existe différents types d’actions que vous pouvez entreprendre après l’événement, et il n’y a aucune raison de ne pas toutes les entreprendre :

  • comme vous avez très probablement recueilli des données auprès de vos invités, vous pouvez utiliser ces données pour les contacter et réaliser une enquête de satisfaction après l’événement
  • faire une revue de presse contenant tous les articles et documents publiés par la presse après l’événement
  • envoyer des rapports détaillés aux sponsors, couvrant le nombre et le comportement des participants à l’événement, des preuves de la visibilité de leur marque, et des documents photo et vidéo de l’événement, qu’ils peuvent utiliser pour leur promotion
  • encourage les invités à publier leur expérience à l’événement sous n’importe quelle forme : photos, vidéos, messages sur les médias sociaux et sur le site web de votre événement
  • donner un feedback aux fournisseurs sur la qualité de leurs services et sur ce qui peut être amélioré à l’avenir
  • donner un feedback à votre équipe lors d’un team building  et envoyer un rapport d’évaluation complet aux principaux acteurs de l’événement (le service qui a demandé l’événement, ou votre patron, ou le client). Pour vous assurer que vous avez couvert tous les détails.

Si vous débutez dans le secteur de l’événementiel, gardez cet article comme référence sur ce qui peut être facilement évité pour organisation événementiel réussis. Et même si vous avez déjà de l’expérience dans ce domaine, gardez-la en souvenir car il vaut mieux prévenir que réparer !