Il n’est pas nouveau que le scénario économique brésilien turbulent de ces derniers temps exige un degré croissant d’adaptation et de polyvalence de la part de tous les secteurs, des employés aux cadres. Avec les startups, il ne pouvait en être autrement, vu le dynamisme qui les entoure et l’esprit d’entreprise qui les guide. L’acte d’entreprendre au Brésil est en soi chargé de difficultés à tout moment. Mais en temps de crise, elles se multiplient, et cela finit par rencontrer l’un des piliers de ce qui définit une startup : des entreprises qui génèrent des modèles d’affaires à faible coût basés sur des propositions sans précédent. Le facteur faible coût étant plus évident que jamais, il devient essentiel de réduire les dépenses sans perdre la capacité des infrastructures et des services. C’est là qu’entre en jeu un concept qui ne cesse de se développer au Brésil et dans le monde : les espaces corporatifs partagés. Les avantages sont immenses et dans tous les secteurs qu’une start-up requiert.

Définition et état des lieux du bureau partagé

Le bureau partagé est une forme de location d’espaces de travail de plus en plus adoptée par les entreprises françaises. Il désigne littéralement un espace de travail partagé par plusieurs entreprises ou freelances. La définition et le concept des bureaux partagés rappellent ceux du coworking. D’ailleurs, les deux sont très proches et répondent à des problématiques similaires. L’offre de bureaux partagés ne se résume pas aux seuls coworking. Elle peut prendre plusieurs formes. De la colocation d’entreprises, à la sous location en passant par les centres d’affaires, espaces de coliving et autres tiers lieux. Bureau partagé et coworking sont donc très proches, sans pour autant être synonymes. L’expression bureau partagé englobe donc une large variété d’espaces de travail, dans laquelle le coworking s’inscrit pleinement.

Le bureau partagé, dans la pratique

Une réponse aux mutations et nouveaux usages de travail. Ces dernières années, la surface totale de bureau par utilisateur a beaucoup baissée, passant de 16 m² en moyenne à environ 12 m² aujourd’hui. En cause ? Les nouveaux usages, les nouvelles organisations au travail, la digitalisation des méthodes et des échanges, la fin des bureaux privés pour les managers, le freelance, la démocratisation du télétravail. Dans tous les cas, le partage de bureaux est la réponse du bon sens et de la coopération à cette évolution globale des modèles de consommation d’immobilier professionnel. Les grandes entreprises et grands groupes sont déjà en train de développer des stratégies afin de s’adapter à ces nouveaux usages, soit en externalisant des équipes projets chez certains spécialistes du coworking, soit en repensant totalement leurs espaces de travail. Les plus petites structures et les startups optent, de plus en plus pour des colocations d’entreprises ou de la sous-location d’espace de travail. Dans ce cas là, elles peuvent choisir des prestataires extérieurs pour gérer tout ce qui sort de leur domaine de compétence. Un concept issu de l’économie collaborative, régi par des contrats flexibles. Inspiré de la consommation collaborative mise en commun de ressources et d’actifs, passage d’une économie d’usage à une économie de partage, le bureau partagé dénote de l’immobilier de bureaux traditionnel. Cela se traduit aussi au niveau juridique, ce type d’espace de travail étant régi par deux types de contrat : la prestation de services et la sous-location qui se distinguent tous deux par une grande flexibilité.

Réduction des frais fixes

Les bureaux partagés peuvent contribuer à réduire les dépenses et à mieux contrôler les factures d’eau, d’électricité et d’entretien des équipements de bureau, qui varient souvent dans le budget mensuel et rendent difficile la planification financière du démarrage.

Facilité de transport

Les collègues peuvent également être des alliés pour réduire les coûts et le temps de transit du transport. En effet, votre entreprise peut passer un accord avec un réseau de bureaux partagés, avec des espaces dans différents endroits de la ville, facilitant la routine des employés, qui bénéficient d’un bureau proche de chez eux et gagnent en temps de déplacement. En outre, certaines initiatives commencent à attirer l’attention, comme les espaces qui propose des vélos électriques aux collègues de travail, tant pour le travail à domicile que pour une réunion pendant la journée.

Proximité des fournisseurs et des clients

Un autre avantage est d’être non seulement proche du domicile des employés, mais aussi d’être affecté à proximité de leurs clients et fournisseurs. Peu importe qu’ils se trouvent dans des régions différentes, avec l’augmentation de l’offre de collaborations, vous pouvez compter sur un réseau d’espaces et avoir des bureaux partout.

Les avantages des bureaux partagés

– Espace stimulant la créativité et l’innovation

Qui dit bureau partagé, dit plusieurs entreprises de différents types d’activité et diverses natures. De cette diversité peut naître une émulation qui booste aussi bien le développement que la créativité. Cela favorise notamment l’innovation et motive chacun des colocataires.

– Synergies, networking et opportunités commerciales

Partager ses bureaux avec une ou plusieurs autres entreprises, c’est aussi une occasion idéale pour partager des points de vues ! Cela permet d’obtenir des retours d’expérience ou tout simplement sympathiser avec des professionnels d’horizons différents. En bref, partager un bureau représente une bonne opportunité pour faire du networking, souder et construire un réseau professionnel de qualité et enclencher de nouvelles opportunités au moment opportun. Dans le meilleur des cas, si les entreprises en colocation ont des besoins complémentaires, cela peut leur créer l’occasion de travailler ensemble. Seul, on va plus vite. À deux, on va plus loin. Si l’on adapte cet adage au monde professionnel : rien de mieux qu’un bureau partagé pour mettre en commun des idées.

– Cohésion équipe et culture entreprise

Les deux entreprises sont gagnantes et payent un loyer bon-marché.

– Économies et trésorerie

La raison la plus évidente derrière le choix du partage de bureaux concerne les économies. Qui dit mutualisation des ressources, dit mutualisation des frais, des espaces communs comme la cuisine, salle de réunion, et donc économie d’échelle. Et qui dit colocation, dit division du loyer. Par ailleurs, les baux de prestation de services ne nécessitent ni de cession de bail, ni de garanties trop élevées. Cela permet d’éviter d’avoir à mobiliser une partie de sa trésorerie dans la location de son espace de travail.