Ces dernières années, les progrès technologiques ont permis une révolution véritablement spectaculaire dans la dynamique du travail, en gagnant en efficacité et en rapidité. Ils sont axés sur l’automatisation de la gestion des processus opérationnels, de soutien et administratifs. Pour pouvoir étudier ce type de processus, des méthodes d’analyse, de management et de représentation appelées Workflows sont utilisées.

Workflow : définition et avantages

Workflow ou flux de travail désigne l’étude des activités de travail opérationnel et administratif, axées principalement sur l’utilisation de technologies (logiciels spécifiques, applications, équipements informatiques, appareils mobiles) pour leur exécution. Il s’agit de représenter la façon dont les différentes tâches sont structurées avec un Git workflow. Un projet doit ainsi comprendre des outils de modélisation, notamment des moyens d’accomplissement ou des actions concrètes pour améliorer le business et permettre un réel développement.

Les principaux avantages du Workflow sont :

Le gain de temps ; l’amélioration la productivité et l’efficacité de l’entreprise, grâce à l’automatisation de nombreux processus ; l’amélioration du contrôle des processus grâce à la normalisation des méthodes de travail et à une plus grande flexibilité ; l’amélioration de la qualité de l’assistance et du service à la clientèle. l’optimisation du flux d’information interne avec les clients et les fournisseurs.

Intégration des processus d’entreprise : les systèmes de gestion de workflow

Les méthodes Workflows doivent permettre une organisation efficace du processus de gestion. La première méthode consiste à utiliser les services en nuage et en open source. Il faut donc remplacer le papier pour les factures ou les billets et les autres documents par des formats scannés. Des logiciels spécifiques sont utilisés pour gérer ces processus, tels que SAP ou Captio et même certains logiciels libres. Une application du process informatique sera ainsi mise en place. Le but : gérer le traitement des documents classiques et faciliter le système de création de fichier numérique. L’équipe concernée et les utilisateurs seront ainsi amener à utiliser les nouvelles technologies dans la réalisation de leurs tâches spécifiques. Bref, il s’agit simplement d’un projet de numérisation pour faciliter le travail collaboratif, pour monter des données workflows exploitables.  

Avec Captio, par exemple, il est possible de scanner, de trier et de classer tous les types d’informations. Les supports documentaires peuvent être classés avec une simple photo depuis n’importe quel Smartphone. Il est également plus facile d’intégrer ces données aux différents services de l’entreprise, comme les ressources humaines ou la comptabilité. Outre la rationalisation et l’intégration des processus, on obtient également un contrôle et une gestion très efficaces des indemnités journalières et des frais de voyage. Ce qui facilite grandement les tâches de suivi et de détection des irrégularités ou des fraudes. La comptabilisation de certains types de dépenses non autorisées par l’entreprise sera ainsi plus sûre. Le dépassement des limites fixées par les politiques de l’entreprise en matière de dépenses ou de voyages sera moins contraignant.