Respecter les normes juridiques a toujours été important pour les constitutions. Mais aujourd’hui, il y a des éléments qui rendent la situation plus complexe. Tout d’abord, la mondialisation. Chaque pays dispose d’un ensemble de règles qu’on doit respecter, quelle que soit leur origine.

Si l’entreprise est brésilienne, mais qu’elle vend des produits en Allemagne, par exemple, elle devra respecter les règles du Brésil et du pays importateur.

Un autre facteur est que, avec les réseaux sociaux, les marques sont plus exposées que jamais. En outre, le public consommateur n’a jamais pris la réputation de ses secteurs plus au sérieux qu’aujourd’hui.

Il est plus conscient, tout en ayant plus d’options de marque qu’il y a des décennies. En d’autres termes, il est facile d’obtenir des informations sur l’éthique d’une entreprise. Et il est tout aussi facile d’échanger une marque avec une image négative pour une autre.

Dans les sujets suivants, on va expliquer pourquoi respecter les règles a à voir avec tout cela. Retrouvez ici également les autres avantages de toujours valoriser les meilleures pratiques. Bonne lecture !

Définition

Le terme vient du verbe “se conformer”, qui signifie obéir, agir selon une règle. Lorsque le terme est lié au monde de l’entreprise, il s’agit de respecter les règlements par une société. Le lien immédiat que beaucoup font est avec la corruption.

Après tout, ces dernières années, il y a eu peu de nouvelles de sociétés privées impliquées dans des scandales. Il s’agit du versement de pots-de-vin à des fonctionnaires en échange de certains avantages. Respecter ces règles est aussi cela, mais pas seulement cela.

N’oubliez pas qu’il y a des exigences environnementales, de travail et fiscales, ainsi que des questions juridiques et éthiques liées à la concurrence. Et aussi le règlement intérieur de l’entreprise, qui est là pour être respecté.

Quiconque est présent sur le marché depuis longtemps sait que rien de tout cela n’est vraiment nouveau. Les règles à suivre, les normes, les règlements et les codes de conduite, qu’ils soient internes ou externes, ont toujours existé. Et il a toujours été important qu’ils soient respectés.

Pourquoi, alors, créer un nouveau terme ? Le contexte actuel exige des entreprises une position plus ferme pour limiter les actions inutiles ou illicites.

Qu’est-ce que la mise en conformité ?

Une constitution qui est “en conformité” est une constitution qui est conforme.

En d’autres termes, elle respecte strictement la législation, les règles et les règlements internes et externes. Il en est de même pour la posture éthique par rapport à sa concurrence et un souci réel de la santé et du bien-être de ses employés.

Il est important de souligner que le fait qu’une entreprise soit en conformité n’est pas lié à la commercialisation qui est faite en plus.

Il ne s’agit pas de faire de la publicité pour la bonne posture, mais plutôt donner de la transparence. En d’autres termes, il s’agit d’une constitution ouverte, précisément parce qu’elle n’a rien à cacher.

Qu’est-ce que le programme de conformité ?

Il consiste en l’organisation interne pour se conformer à toutes les exigences.

Il s’agit de mécanismes et de procédures internes qui comprennent la création de normes, la supervision, l’audit et l’encouragement à signaler les irrégularités. Les procédures internes comprennent également l’application du code de conduite et la promotion de campagnes de communication internes sur ces sujets.

Il s’agit d’un travail constant, qui doit être effectué même lorsqu’il n’y a pas d’antécédents de conduite inappropriée de la part des employés. Parce que ce programme est préventif, il existe pour empêcher les problèmes de se produire, et non pour y remédier.

Gardez à l’esprit que les secteurs sont des entités juridiques composées de plusieurs personnes et que, sans réglementation qui guide leur conduite, les dangers de comportement indésirable sont plus grands.

Seul le fait qu’il existe déjà un programme indique à ces personnes que l’entreprise n’est pas prête à accepter des attitudes qui ne sont pas conformes aux règles. Ce qui en soi inhibe la mauvaise conduite.

Mais s’ils se produisent quand même, le programme prend des mesures pour que ce soit un événement isolé et ne devienne pas une véritable crise.

Est-il obligatoire ?

En 2013, la loi n° 12.846 a été sanctionnée, qui prévoit “la responsabilité administrative et civile des personnes morales pour la pratique d’actes contre l’administration publique, nationale ou étrangère.

Elle est également connue sous le nom de la règle anti-corruption. La nouveauté est que cette fois-ci, elle ne s’attaque pas à la corruption dans le travail des élus et des fonctionnaires, mais plutôt dans celui des entreprises.

Elle prévoit des sanctions pour les constitutions qui nuisent à l’administration publique, comme par exemple promettre un avantage indu à un agent public ou frauder une offre. Non pas qu’un tel comportement ait été acceptable auparavant. Mais il existe maintenant une règle spécifique qui rend les conséquences de ces comportements plus sévères.

Et le système de conformité, où va-t-il intervenir ?

La règle ne le rend pas obligatoire. Cependant, avec elle, les grands secteurs qui n’adoptent pas un tel programme prennent de grands dangers. En effet, les situations dans lesquelles ses intérêts se heurtent à la réglementation des pouvoirs publics sont très fréquentes.

Une entreprise dépend d’une licence délivrée par un organisme public pour mener à bien un certain projet, par exemple. Le gestionnaire responsable peut être tenté d’adopter une pratique illégale afin de faire servir ses intérêts.

Il pourrait s’agir d’une faute isolée, la faute d’un seul professionnel, mais cette société dans son ensemble subirait les conséquences de la règle anti-corruption.

C’est pourquoi les grandes entreprises n’ont pas beaucoup de choix : ce type de système est essentiel pour leurs biens. Dans certains États, en revanche, l’adoption du programme est obligatoire pour que l’entreprise puisse conclure certains types de contrats avec l’administration publique.

Principaux avantages

L’adoption de ce système apporte aux entreprises de toute taille et de tout secteur des avantages qui vont bien au-delà de la protection de la règle anti-corruption.

Il existe divers avantages, même pour celle qui n’a pas besoin de licences spéciales des pouvoirs publics ou qui n’ont pas l’intention de participer à des appels d’offres. Ensuite, on va énumérer les principales.

Améliore l’image de l’entreprise

En ouvrant ce texte, on doit souligner que le fait que le public est plus conscient. Les consommateurs exigent plus qu’un simple produit ou service de qualité. Les réseaux sociaux sont généralement de véritables tribunaux. Il n’est pas rare que certaines marques soient ostracisées lorsque des fautes ou des erreurs sont rendues publiques.

À ce propos, le conseil est le suivant : soyez très prudent avec les campagnes de communication, en particulier sur ces chaînes, où la conversation avec le public est plus horizontale. Par exemple, si l’intention est de transmettre au public l’image d’une entreprise durable, celle-ci doit se soucier réellement de l’environnement et être capable de l’observer dans ses processus. Le programme peut être un allié à cet égard. C’est pour garantir que les normes externes et internes à cet égard sont toujours respectées.

Améliore la satisfaction des employés

Il est indéniable que travailler dans une entreprise correcte, qui respecte toutes les normes, est beaucoup plus satisfaisant que d’être employé par une entreprise qui dépasse souvent les règles. Elle donne un sentiment de garantie, d’abord en sachant que vos droits (salaire, avantages et bonnes conditions de travail) seront toujours respectés.

Ensuite parce que, en se souvenant du premier avantage, il génère un sentiment de fierté d’appartenir à l’équipe d’une constitution sur laquelle il n’y a rien de mauvais à dire. En outre, un bon programme a généralement un effet positif sur tous les processus. Cela la rend beaucoup plus organisée et attrayante.

Améliore la productivité

C’est un avantage qui découle de la précédente. Lorsque les employés sont plus satisfaits, ils produisent plus et mieux. Dans une entreprise où les processus sont bien organisés et où ils se sentent valorisés, les employés sont plus motivés et plus engagés.

Et bien sûr, le niveau de stress est réduit. En effet, vous n’avez pas à vous soucier des conséquences possibles d’une mauvaise conduite de vos collègues, de vos subordonnés ou de vos supérieurs. Comme chacun le sait, le stress est un état qui altère considérablement la qualité de vie d’une personne et, par conséquent, ses performances au travail.

Améliore la rétention et l’attraction des talents

De nombreuses entreprises souffrent beaucoup du chiffre d’affaires élevé dans leur secteur, ce qui signifie une perte de temps et d’argent. Lorsque quelqu’un part, il y a un coût à payer pour sélectionner un remplaçant. Et un déficit de production jusqu’à ce que cette personne soit embauchée et formée. Si les employés sont plus satisfaits, ils n’auront aucune raison de partir, ce qui réduit le taux de rotation.

Dans le cas de l’attraction de nouveaux talents, cela est dû à l’amélioration de l’image de marque. Cela est dû également au fait que les employés actuels, lorsqu’ils sont satisfaits, agissent comme des ambassadeurs de l’entreprise, en en parlant bien à toutes leurs connaissances.

Facilité dans la collecte de fonds (partenaires)

Dans certains domaines et projets, il existe des partenariats stratégiques avec d’autres institutions qui peuvent représenter de grandes opportunités et amener l’entreprise à un autre niveau.

Mais qui prendra le risque de voir son nom lié à une constitution qui ne se soucie pas de la conformité ? Lors de l’évaluation des avantages et des inconvénients du projet, le partenaire éventuel examinera le passé. Il jugera aussi s’il vaut la peine de prendre le risque de travailler avec elle.

Moins de risques juridiques et financiers

L’entreprise ne prend pas de risques juridiques uniquement dans les cas traités par la règle anti-corruption. L’administration fiscale et la justice du travail, par exemple, peuvent appliquer de lourdes sanctions à ceux qui ne respectent pas leurs règlements.

Si l’on ajoute ces pertes à d’autres déjà mentionnées comme l’atteinte à l’image de l’entreprise, le nombre de clients diminue. De plus, les dettes augmentent et il peut devenir difficile de les récupérer, d’autant plus lorsque la concurrence est féroce et que les marges bénéficiaires sont réduites.

Conformité et gouvernance d’entreprise

Plus une entreprise se développe, plus sa gestion devient complexe. Et c’est là qu’interviennent les deux termes. Connaissez-vous la différence entre eux ?

Le premier est celui qui garantit que l’entreprise respecte les règles internes et externes de son domaine d’activité. Mais le gouvernement traite des stratégies pour démontrer sa valeur et sa rentabilité. L’accent est mis sur la transparence et l’égalité de traitement de toutes les parties prenantes – et pas seulement des actionnaires.

La gouvernance est une sorte de responsabilité, dans laquelle les conséquences des actes et des omissions que l’entreprise a commis sont exposées. Ce sont donc des termes complémentaires, les deux faces d’une même pièce.

La conformité garantit que l’entreprise suit les normes du marché, tandis que la gouvernance démontre cet engagement envers les employés, les partenaires et les investisseurs.

Mise en œuvre dans les entreprises

La première étape est de comprendre son importance avec sincérité. C’est-à-dire en sachant que le respect des règles est une réalité, et pas seulement de la démagogie ou du marketing.

Ensuite, une analyse des risques est nécessaire. En fait, c’est cette analyse qui nous permet de comprendre les principaux défis auxquels l’organisation est confrontée. Il est ainsi plus facile de savoir quels efforts doivent être prioritaires.

L’étape suivante consiste à créer les politiques et les processus de contrôle nécessaires pour réduire les dangers. Ce n’est qu’après avoir eu toutes ces définitions très claires qu’il faut investir dans des actions de communication et de formation internes, étendues à tous les employés.

Une fois que tout cela est fait, des audits périodiques ont lieu, qui sont des actions préventives. De même, les audits motivés par des plaintes (qui devraient être encouragés), s’ils ont lieu. C’est un cycle continu – et non ponctuel – et dynamique. Cela signifie qu’elle peut et doit être révisée de temps en temps.

Conformité du secteur public

Il est naturel que les pouvoirs publics s’inspirent de ces expériences. L’objectif est de créer des outils pratiques contre la corruption et en faveur de la transparence des administrateurs publics.

La première étape consiste à admettre que la mauvaise conduite est une possibilité réelle, plutôt que d’adopter la position arrogante de dire : “dans mon gouvernement, ce n’est pas et ne sera jamais un problème”.

Il est bien sûr quelque peu contradictoire que les pouvoirs publics exigent autant. Pourtant, ce n’est pas en soi un bon exemple de respecter les règles. Ainsi, pour ceux qui travaillent dans une entreprise publique, il ne reste plus qu’à faire leur part.

Comment agit un professionnel de la conformité ?

Le souci croissant représente une opportunité principalement pour les professionnels du droit. Il suffit de se spécialiser dans la législation réglementant l’activité des secteurs privés. C’est encore mieux pour celui qui connaît les tenants et les aboutissants des règles dans un certain domaine, ce qui lui donne un différentiel encore plus grand.

Il en va de même pour les professionnels de la comptabilité : il existe un certain nombre de normes qui varient en respectant le secteur dans lequel la constitution opère. Mais ce ne sont pas seulement les professionnels qui fournissent des conseils juridiques et comptables qui peuvent agir dans le secteur.

Des employés d’horizons divers peuvent être utiles dans le domaine du contrôle interne, mais surtout ceux qui sont familiers avec l’analyse des dangers. Le programme a également un impact sur le travail des professionnels d’autres domaines, tels que les ressources humaines, la communication et autres.