Dans la vie d’une entreprise, comme dans la vie de chacun d’entre vous, il y a des événements et des objectifs qui méritent d’être célébrés. Une entreprise commerciale a tout intérêt à célébrer les dates importantes. L’organisation d’événements pour des anniversaires, des remises de prix et des cérémonies est un exercice complexe et important, qui ne se réduit pas au choix du traiteur et à l’impression des invitations. En fait, il s’agit d’affirmer toute la philosophie d’une entreprise et le type de communication qui est mis en place est différent de l’habituel. Si les efforts de marketing visent généralement à transmettre les valeurs de l’entreprise au monde extérieur afin d’augmenter à la fois les ventes et la valeur et la réputation de la marque, dans ce cas, la communication doit être dirigée en interne. Ceux qui font partie de l’entreprise doivent recevoir le message et partager ces valeurs. Faire partie de quelque chose et avoir le sentiment de faire partie de quelque chose ne sont pas synonymes. La différence entre ces deux expressions réside dans le sens global d’organisation d’événements pour ses employés et collègues. Une carte de visite ne suffit pas pour avoir le sentiment de faire partie de quelque chose. Ce qui suit ne prétend pas être un guide complet de l’organisation d’événements, mais une liste préliminaire rapide de ce qu’il est important de garder à l’esprit avant de commencer.

Organiser des événements pour célébrer des réalisations : l’importance de l’inclusion

Une cérémonie de remise de prix est, par sa nature même, un événement complexe et potentiellement dangereux pour la culture d’entreprise. Comme vous n’êtes pas dans un film américain, la compétition ne fonctionne pas comme dans les films. Le dernier de la classe, qui regarde le premier à recevoir un prix, ne se sent pas inspiré pour faire mieux. Celui qui vous a dit que le bon exemple est une motivation suffisante a menti ou ne savait pas de quoi il parlait. Cela, signifie-t-il que les événements ne devraient pas être organisés pour récompenser et mettre en valeur les meilleurs résultats ? Bien sûr que non. Ce qu’il faut garder à l’esprit, lorsque vous voulez célébrer une réalisation, c’est que vous soulignez l’importance du potentiel humain de l’entreprise. Ce sont les personnes qui obtiennent les résultats, et même si seules quelques personnes franchissent la ligne d’arrivée, vous ne devez jamais oublier l’importance de tous ceux qui ont contribué à l’effort commun. Si, par conséquent, il est juste d’offrir un prix spécial à ceux qui ont atteint des objectifs importants ou fourni une performance exceptionnelle, il est essentiel de veiller à ce que la célébration de l’un ne devienne pas une exclusion de l’autre.

Répétitions, fêtes et anniversaires : renforcer l’identité de la marque

Des événements plus traditionnels, tels que la célébration d’anniversaires ou de fêtes, peuvent sembler moins controversés qu’une cérémonie de remise de prix, car l’élément de compétitivité est absent. En fait, même ces événements présentent un certain nombre de défis, quoique moins évidents. Chaque fois que l’ensemble du personnel de votre entreprise que ce soit les deux vendeurs de votre magasin ou les trois cents employés de votre société de services est réuni en un seul endroit, votre identité de marque peut devenir plus forte ou plus faible. Ce n’est pas un hasard si des marques comme ont tendance à brandir des zones auxquelles le public n’a pas accès autant que les devantures de magasins dans la rue. Ce que le personnel voit et entend et la façon dont il perçoit l’entreprise ont une forte incidence sur le niveau de service et sur la perception externe de la marque. C’est pourquoi l’organisation d’événements simples tels que les fêtes de Noël ou les anniversaires d’inauguration sont également d’une importance fondamentale. La façon dont les invités réagissent à l’événement et leurs relations mutuelles peuvent avoir une incidence sur la prochaine vie de l’entreprise pendant des mois.

Où, quand et pourquoi ?

Ces facteurs sont essentiels à la réussite de l’événement et désastreux à l’échec. Le choix d’une date ou d’une heure erronée ou d’un lieu inadapté à vos objectifs et à vos valeurs est une véritable recette pour l’échec. Bien sûr, dans certains cas, la date est presque obligatoire, comme dans le cas des événements saisonniers, mais le timing de l’organisation reste un aspect délicat. En effet, commencer à planifier trop tôt perdra de sa pertinence par rapport à l’événement lui-même, tandis que choisir une date trop proche dans le temps vous expose au risque que vos invités ont déjà fait d’autres plans. De même, un emplacement disproportionné créera une série de problèmes de logistique et d’image. S’il est facile d’imaginer les contre-indications d’un choix d’un lieu trop grand ou trop petit, il est moins immédiat de calculer les conséquences d’un choix stylistiquement incompatible avec votre marque. Si vous devez organiser un événement dans un hôtel appartenant à une chaîne dont la politique environnementale est notoirement contestable, par exemple, la philosophie même de l’entreprise serait remise en question et le même critère s’appliquerait à toute entreprise, des stratèges aux multinationales, des organisations à but non lucratif aux entreprises commerciales. Il est essentiel que chaque choix soit cohérent avec votre philosophie d’entreprise si vous voulez que vos employés aient le sentiment de faire partie de quelque chose. 

Organiser des événements d’entreprise n’est que la moitié du travail, vous devez également les rendre mémorables. Comment ? Les documenter de la bonne manière afin que le souvenir puisse être un plaisir. L’objectif que vous devriez plutôt vous fixer est le genre d’événement d’entreprise avant lequel les employés ne se précipitent pas pour modifier leurs paramètres de confidentialité sur Facebook afin d’éviter d’être marqués. Vous devriez plutôt aspirer à une situation où les participants à l’événement sont heureux de revivre les moments passés ensemble. La qualité du matérielle vidéo et photographique est souvent sous-estimée de façon coupable. Bien sûr, tous les événements ne peuvent pas rappeler la cérémonie des Oscars, mais cela ne veut pas dire que la seule alternative est une galerie de photos amateures d’employés ivres portant de drôles de chapeaux de Noël. Il vaut mieux investir dans un photographe et un cameraman capables et obtenir moins de matériel de meilleure qualité, une vidéo bien montée et pas inutilement ennuyeuse ou embarrassante et une série de photos spontanées, mais pas ingrates qui saisissent toutes les étapes fondamentales de l’événement lui-même.

Conclusions

La force d’une marque réside avant tout dans sa cohésion interne. Sans tomber dans les excès de zèle de certaines grandes entreprises internationales, qui prétendent dicter la loi sur le temps libre des salariés, il est néanmoins nécessaire de créer un environnement harmonieux, capable de stimuler l’équipe et les individus à se dépasser. L’organisation d’événements est un excellent moyen d’atteindre ces objectifs. Dans la mesure du possible, il est bien sûr toujours conseillé de consulter des professionnels, car il s’agit d’une tâche complexe et exigeante. Si le budget ne le permet pas, vous pouvez certainement le faire vous-même, mais vous devez apprendre à planifier chaque détail avec le plus grand soin.