Pour une entreprise qui souhaite se développer de manière saine, c’est-à-dire grâce à une bonne planification, l’utilisation des plans d’action 5W2H est nécessaire, en plus d’apporter de la praticité et de l’organisation au processus décisionnel. Pour mieux comprendre ces avantages, voici un article sur cet outil de contrôle des plans d’action d’une entreprise.

Qu’est-ce que le plan d’action 5W2H ?

Par définition, le plan d’action 5W2H est une méthodologie d’élaboration de plan d’action. Par ce biais, des projets spécifiques sont définis à partir de la réponse à 7 questions liées aux lettres “W” et “H” : quoi ? qui ? quand ? où ?pourquoi ? comment ? combien ?

Le 5W2H est essentiellement une méthodologie pour définir et exécuter des activités. Il est utilisé lorsqu’il est nécessaire d’élaborer un plan d’action. Que ce soit pour un grand projet ou une action plus simple, comme l’acquisition d’un nouvel ordinateur pour le bureau. Avec cet outil, l’entreprise évite que des activités et des objectifs génériques soient définis. Par exemple, au lieu de définir dans une réunion “acheter un ordinateur”, il sera défini de manière très simple :

Le responsable qui utilise 5W2H sait qu’il doit diviser chaque objectif en plans d’action. Et ces derniers doivent suivre un manuel de bonnes pratiques pour pouvoir être réalisés. Souvent, un plan d’action échoue parce qu’il n’a pas de date limite ou de responsabilité. Les 5 “W” et les 2 “H” ont été créés précisément pour éviter ces échecs.

Origine du plan d’action 5W2H

Le concept à l’origine des 5W2H est aussi vieux que probablement la propre civilisation. Elle a longtemps été attribuée à Hermàgoras de Temos, philosophe de la Grèce antique. Mais récemment, certaines études de l’Université américaine de Sloan ont attribué la théorie à Aristote. La vérité est que le concept, qui a toujours été en évolution, est la base de la gestion des projets et des ressources presque toujours. Bien que le concept n’ait pas été utilisé dans certains aspects de la gestion des entreprises depuis si longtemps, il est possible vous vous êtes involontairement posé au moins quelques-uns des 5 “W” et 2 “H” avant d’exécuter vos petits projets.

Le concept est devenu un outil de gestion au Japon, créé par des professionnels de l’industrie automobile, dans des périodes de plus grande évolution de la gestion de la qualité. L’objectif de son utilisation serait de simplifier et de formaliser la planification de toute activité.

Comment faire un plan d’action 5W2H ?

La méthode 5W2H garantit qu’une simple liste de tâches est approfondie et définie de manière précise et complète de sorte qu’aucun doute ne vienne entraver l’exécution de ce qui a été convenu. L’élaboration d’un plan d’action 5W2H est une activité très simple et très intuitive, ne nécessitant aucune connaissance préalable en matière de gestion stratégique ou de qualité.

Basiquement, l’exécution de 5W2H consiste à répondre à des questions. Oui, c’est exact. Vous obtiendrez votre liste d’activités et pour chaque élément, vous répondrez à quelques questions clés, qui sont à l’origine de l’acronyme 5W2H :

  • Que faut-il faire ? (QUOI)

Tous les plans d’action doivent avoir une spécification. Quelques exemples : “rechercher des sponsors pour l’événement”, “réformer la nouvelle branche”, “mettre en place le nouveau commerce électronique”. (POURQUOI)

Toute action doit avoir une raison. Une entreprise ne peut pas définir un plan sans qu’il y ait quelque chose de plus important derrière. Par exemple : “pourquoi voulons-nous rechercher des sponsors pour l’événement ? Parce qu’il doit être financièrement viable”. Ce “W” aide le responsable à réfléchir à l’ensemble de l’activité dans le cadre d’une hiérarchie de priorités.

  • Qui doit faire l’action ? (OMS)

Un plan d’action sans responsable a peu (ou pas) de chance d’être mené à bien. Il n’y a pas non plus d’équipe ou de groupe de personnes responsables de l’activité. En fin de compte, il est nécessaire d’avoir une personne absolument responsable, une seule personne, même si d’autres personnes sont impliquées dans l’exécution.

  • Où l’action doit-elle être exécutée ? (OÙ)

Vous pouvez avoir un ou plusieurs lieux. Cela dépendra de la tâche à accomplir. La définition de ce point du plan permettra de considérer le déplacement et ses coûts en temps et en budget.

  • Quand l’action doit-elle être menée ? (QUAND)

Date de début et date de fin prévue, compte tenu des risques du projet. La réalisation du chronogramme devrait être un objectif du plan d’action. (HOW)

Dans cette rubrique, une spécification plus détaillée du plan d’action est saisie. Il peut s’agir d’une pause des activités, des dates et des responsables de chacune d’entre elles. Prenez l’exemple de la prospection de parrainage : “1. définir les fourchettes et les avantages du parrainage ; 2. dresser la carte des 100 plus gros clients de l’entreprise au cours de la dernière année ; 3. appeler 10 clients par jour ; 4. lancer le flux d’affaires avec les prospects les plus chauds”.

  • Quel sera le coût de l’action à réaliser ? (COMMENT BEAUCOUP)

Tous les plans d’action devraient avoir un budget. IL peut être générale, mais la meilleure chose à faire est de la décomposer par étapes. N’oubliez pas de tenir des dossiers sur vos projets 5W2H. Un tableur de plan 5W2H peut vous aider dans ce processus.

Bénéfices de 5W2H

Pour être un outil d’utilisation simple, apportant beaucoup d’objectivité pour l’exécution de l’action, il est extrêmement utilisé dans les domaines de la gestion, comme par exemple : la gestion de projet, l’élaboration de plans d’affaires, la planification stratégique. Si c’est le cas, voici un exemple pratique rapide de l’utilisation de 5W2H dans la planification stratégique.

La planification stratégique peut être décrite comme la formulation d’un plan formel avec les objectifs à court et à long terme d’une organisation. Ainsi, c’est à travers ce plan que les entreprises planifient leurs actions et la manière dont elles seront exécutées. Dans ce contexte, il devient très avantageux, de par sa simplicité, d’utiliser l’outil 5W2H pour la planification de ces actions et leur exécution.

Quand et comment utiliser l’outil 5W2H ?

  • Quand utiliser 5W2H ?

A travers l’explication du concept et de l’outil utilisé, vous pouvez déduire que 5W2H est utilisé lorsque l’entreprise veut effectuer des tâches avec plus d’efficacité et d’agilité, augmentant ainsi la productivité dans son ensemble.

  • Comment utiliser 5W2H ?

Pour utiliser 5W2H, il est intéressant d’avoir l’aide d’une feuille de calcul en Excel (ou un programme de votre préférence). 5W2H peut également être réalisé dans des fichiers texte, voire dans des documents imprimés. Toutefois, n’oubliez jamais de sauvegarder le dossier dans Excel après.

Pour ce faire, gardez à l’esprit l’objectif que vous voulez atteindre, les causes de cet objectif et la manière d’accomplir chaque étape, de manière correcte, pour l’atteindre. Approfondissez chaque point, afin de rendre l’utilisation de l’outil très avantageuse. Mais, comment faire cette feuille de travail ? Vous trouverez ci-dessous un exemple pratique pour rendre son utilisation plus claire. 

Exemple de plan d’action

Votre entreprise vient de passer par la planification stratégique. L’un des principaux objectifs fixés était d'”augmenter les recettes des canaux en ligne”. Dans le plan stratégique lui-même, les activités pour l’année en cours ont été définies. L’ancien ne permettait pas aux visiteurs intéressés d’établir un contact dans le but de l’achat.

Dans la figure ci-dessus est démontré le plan d’action “Améliorer le site web de l’entreprise”. Les 5W2H de cette action ont été détaillés ci-dessous. Notamment :

  • WHAT : reconstruire le site web de la société
  • WHY : est dépassé et la société veut augmenter la facturation en ligne
  • WHO : Claudia, de la zone Technologie : au bureau
  • HOW : actions à détailler en image
  • HOW MUCH : coût R$ 3.000.00

Faites votre plan d’action

Vous avez peut-être déjà réalisé combien il est facile de transformer vos plans en actions avec 5W2H. Bien qu’il s’agisse d’une procédure de gestion simple, vous avez peut-être aussi constaté que les gains qu’elle peut apporter à votre entreprise sont inestimables. Il est temps de retrousser vos manches et de commencer dès aujourd’hui ! Vous pouvez trouver un tableur prêt à vous permettre de créer des centaines de plans différents déjà structurés avec des rapports et des graphiques automatiques. Construisez votre plan d’action et améliorez votre gestion dès maintenant grâce à notre fiche de plan d’action 5W2H ! Vous pouvez le tester gratuitement.

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