L'adoption d'un modèle de gestion des processus permet des améliorations continues dans tous les domaines du processus. L'analyse des résultats grâce aux indicateurs clés de performance permet à l'organisation de savoir si un processus doit être amélioré ou radicalement modifié. Il est nécessaire que les processus à améliorer soient choisis avec soin et qu'ils soient gérés avec les outils appropriés afin qu'ils apportent une valeur ajoutée à l'entreprise. Un processus transforme un intrant en un extrant, qui ajoute de la valeur à l'intrant et répond aux besoins du client. Mais que se passe-t-il lorsqu'un processus n'apporte pas de valeur ajoutée par rapport à l'entrée ? Peut-il arriver qu'un processus qui était censé être bénéfique pour l'organisation, n'apporte aucune valeur ?
En quoi consiste la réingénierie des processus ?
Tous les processus mis en place ne sont pas bénéfiques pour l'entreprise ou ne sont pas efficaces. Lorsqu'un vice est détecté au niveau d'un processus ou lorsque ce dernier requiert une amélioration, une réingénierie des processus est nécessaire. La réingénierie des processus d'entreprise (BPR) est la révision, l'amélioration et/ou la modification d'un processus ou de plusieurs processus, afin d'améliorer leur performance. En d'autres termes, la réingénierie des processus fait partie des outils garantissant une meilleure planification et un bon pilotage technique d'un projet d'entreprise dans le but d'apporter une valeur ajoutée par rapport aux objectifs fixés.
Comment juger de l'efficacité d'un processus ?
Afin d'analyser si un processus est efficace ou non, les processus qui forment l'organisation doivent être connus en profondeur, ainsi que les processus d'entrée qui l'affectent et les processus de sortie qui sont affectés. Pour mieux comprendre la réingénierie d'un processus, rien de mieux que de l'appliquer à un cas pratique. Par exemple, une entreprise a mis en place des systèmes de gestion de frais de voyage propre à elle. Mais grâce aux indicateurs clés, il a été constaté que ce processus de gestion est inefficace et ne produit pas les résultats escomptés. Une réingénierie du processus est donc à mettre en oeuvre.
Comment améliorer un processus ?
Une fois qu'une réingénierie du processus est à mettre en place; un plan d'action sera de mise afin de trouver des solutions pour améliorer ce processus. Il s'agit par exemple d'un outil informatique qui automatise le processus au niveau des services de l'entreprise, car il est encore très basé sur des outils et méthodes archaïques comme le papier et la saisie manuelle de l'information. Dès lors que le traitement des données sera basé sur l'informatique, un tout nouveau système de management se mettre automatiquement en place. La direction et le pilotage du réorganisation sera plus facile car le traitement de l'information sera automatisé au niveau de tous les services de l'entreprise facilitant ainsi les systèmes de planification des taches de chaque employés. De plus, le pilotage de tout projet de l'entreprise pourra se faire à distance, et même pour ce qui est de la vente de produits.
En bref, le réorganisation est une méthode informatique qui rend considérablement service aux entreprises en quête de modernité et de nouveaux systèmes de management digne de ce nom!