La caisse enregistreuse s’est imposée comme la solution d'encaissement par excellence de nombreux commerçants (toutes catégories confondues). Transfigurée pour convenir aux besoins de l’économie actuelle, elle est aujourd’hui réduite à de simples
logiciels de caisse qui fonctionnent sur les appareils mobiles (smartphone, tablette, ordinateur). Si elle suscite tant d’intérêt, c’est évidemment pour les changements qu’elle opère dans le déroulement des activités commerciales auxquelles elle est associée. Ces changements se révèlent d’ailleurs très bénéfiques, quand le choix du logiciel pour caisse est au préalable bien réfléchi.
Logiciel de caisse, l’app à tout faire du commerçant moderne
Jadis, un simple cahier de compte et une grosse calculatrice mécanique (la caisse enregistreuse traditionnelle) étaient suffisants pour mener son activité commerciale. Mais depuis, ce secteur n’a eu de cesse de se complexifier. Bien plus que de la vente, la dynamique actuelle impose aux commerçants :
- de proposer une expérience client optimale (avec des solutions d'encaissement modernes, des programmes de fidélisation et autres avantages) ;
- d’être plus performants et plus efficaces dans la gestion de leur activité (stock, personnel, comptabilité, etc) ;
- de comprendre leur activité à travers des analyses avancées, pour pouvoir s’améliorer de sorte à répondre de façon optimale à la demande toujours grandissante.
Face à cela, l’idée d’une application « à tout faire » était la bienvenue pour simplifier le quotidien des commerçants. Dès lors, le concept du logiciel pour
caisse enregistreuse fut adopté (pour sa flexibilité, ses fonctionnalités et sa facilité d’utilisation) comme un pilier important de toute activité commerciale et les offres qui y sont associées se sont multipliées.
Comprendre votre activité pour en définir les besoins
On dénombre aujourd’hui près de 250 logiciels de caisse disponibles rien qu’en France. Ajouté à cela une similitude des offres proposées, autant dire que choisir celui qu’il vous faut ne sera pas chose facile. En premier lieu, vous devrez analyser votre activité (cœur de métier et processus client) et connaitre ses perspectives d’évolution, pour identifier vos besoins (présents et futurs). Ces derniers sont souvent :
- d’ordres généraux, inhérents à tout type de commerce (optimisation de l’encaissement et de la gestion) ;
- d’ordres spécifiques, correspondants à votre cœur de métier.
Croiser ces différentes informations vous permettra de dégager le profil du logiciel qui servira le mieux les attentes de votre activité et celles de vos clients. Cela, de sorte à effectuer un tri effectif parmi les solutions proposées.
Trouver le produit qui répond à vos besoins
Parce qu’une bonne solution d’enregistrement doit compléter votre cœur de métier, son profil doit être adapté à votre commerce. Pour cela, plusieurs paramètres sont à prendre en compte, à savoir les différentes tâches que votre terminal de point de vente doit pouvoir réaliser et les contraintes de votre activité.
Respecter les obligations légales de votre commerce
Il s’agit en général de certifications attribuées aux
systèmes de caisses. Elles constituent le gage d’une bonne sécurité et de la fiabilité des informations enregistrées, la certification NF525 étant la plus notable. Elle est d’ailleurs vivement recommandée et même obligatoire si vous êtes assujettis à la TVA.
La prise en main du logiciel
Elle doit se montrer la plus simple possible pour permettre une adaptation rapide de vos équipes à ce nouvel outil. Son interface doit donc être minimaliste et surtout, ergonomique. Certains éditeurs proposent également à cet effet des formations pratiques.
Les fonctionnalités possibles
Elles s’étendent du processus d’encaissement (enregistrement des articles par lecture de code-bar, modes de paiement, impression de tickets de caisse) à la gestion (stocks, comptabilité) en passant par les différentes applications marketing (CRM, code promo, cartes cadeaux, etc.) pour une meilleure expérience client et les analyses d’activité. La compatibilité avec des accessoires variés, la modularité et l’évolutivité de l’ensemble des fonctionnalités doivent également être prises en compte.
Offres et services inclus
Un service client réactif, des maintenances en cas de besoin et des mises à jour régulières représentent les indispensables d’un service après-vente de qualité. En plus d’accompagner les commerçants au quotidien, ces derniers témoignent également de la fiabilité et du sérieux de la marque.
Les coûts associés au système de caisse
Pour un logiciel de caisse le prix n’est plus un paramètre significatif de choix, puisqu’il existe même des
logiciels de caisse gratuits qui restent tout aussi performants. Rappelez-vous cependant qu’un bon logiciel constitue un investissement à moyen et long terme pour votre entreprise. Optez donc pour le service qui représente le meilleur rapport qualité-prix pour votre activité.
Testez les produits, comparez les offres
Après avoir défini le profil type de votre caisse par excellence, il se peut que plusieurs d’entre eux soient adaptés à vos besoins. N’hésitez donc pas à tester et évaluer les différents logiciels qui semblent vous correspondre pour opérer un choix définitif. Les éditeurs de systèmes de caisse donnent à cet effet la possibilité d’essayer leur logiciel pendant une durée limitée (de 14 à 30 jours). Et si le faire est un travail harassant, plusieurs
comparatifs de logiciels de caisses sont disponibles en ligne. Ces derniers vous aideront à trancher quant au logiciel à choisir pour mener au mieux votre activité commerciale.
