Saviez-vous que beaucoup de personnes font ou ont fait du home office ? En outre, selon une enquête menée, 49 travailleurs considèrent ce système comme le modèle des rêves. Comme il s’agit d’une tendance croissante, il est essentiel que vous vous renseigniez sur la gestion des équipes virtuelles.

Contrairement à ce que beaucoup pensent, le travail à domicile ne nuit pas à la productivité des employés. En fait, elle lui apporte plus de confort et de souplesse ; ainsi, la tendance est pour lui d’agir de manière plus engagée, puisqu’il ne se sent pas autant sous pression.

La formation d’équipes à distance minimise également les coûts de fonctionnement de l’entreprise et peut contribuer à sa croissance. Vous voulez en savoir plus ? Lisez ce qui suit et voyez comment vous pouvez gérer correctement des équipes en termes de télétravail pour moderniser votre entreprise.

Conseils pour la gestion des équipes virtuelles

Les progrès technologiques permettent une communication et un échange rapide de données et d’informations en temps réel. C’est précisément pour cette raison qu’il est possible pour les entreprises de réinventer leurs processus et leurs routines en tirant profit de ces ressources.

Dans ce contexte, le travail à distance se révèle être une tendance forte. Après tout, dans ce système, les employés n’ont pas besoin de se trouver dans les locaux de l’entreprise, qui parvient ensuite à réduire les coûts grâce à l’infrastructure, à l’embauche de sous-traitants et même au transport de l’équipe.

C’est un nouveau défi pour les entrepreneurs, car la façon dont les processus et les routines se déroulent est différente. Vous verrez donc ci-dessous quelques conseils pour gérer les équipes virtuelles sans difficulté majeure et de manière efficace. Jetez un coup d’œil.

Former son équipe

Si votre équipe est déjà habituée à agir en personne, il sera important pour elle de suivre une formation ou au moins une clarification sur le fonctionnement du travail à distance. Il doit être clair pour le salarié que, bien qu’il ne soit pas physiquement présent dans l’entreprise, il y est toujours lié.

Clarifier l’importance de maintenir le dévouement aux activités et de savoir séparer les moments de travail de la vie personnelle. Les professionnels devront apprendre à utiliser les nouveaux outils et le nouveau flux de processus, afin que vous puissiez garder le contrôle de la productivité.

Choisir le meilleur moyen de communication

L’un des principaux facteurs de la gestion des équipes virtuelles est de maintenir une excellente communication. Les canaux adoptés doivent fonctionner sans bruit et de manière dynamique, afin que les doutes ou les problèmes soient rapidement résolus.

Vous devrez donc définir le meilleur type de communication en fonction des besoins et du profil de votre entreprise et de vos employés. Peu importe que ce soit par messagerie, courriel, chat, téléphone ou toute autre application. L’important, c’est qu’il y ait de la fluidité.

Surveiller la productivité

Il est essentiel que vous suiviez la productivité de votre équipe à distance. Après tout, même si tout le monde est au même endroit, les processus restent dépendants. Ainsi, chaque employé doit accomplir sa tâche, afin de ne pas entraver la progression de l’entreprise.

Il faut juste faire attention à la surcharge, parce que vous devez faire un suivi pour voir si tout est fait, mais vous ne pouvez pas exercer de pression ou un calendrier très serré. Cela démotive l’employé et génère du stress.

Fixer les heures de contact

Afin de ne pas avoir à établir un contact constant avec vos collaborateurs, il est intéressant de fixer un moment pour les contacter. À ce moment-là, vous demanderez un retour d’information sur ce qui s’est passé au cours de la journée, pour vérifier à la fois la productivité et les éventuels problèmes ou difficultés auxquels le professionnel est confronté. Cet horaire doit être adéquat pour vous et le professionnel.

Malgré la définition de ce moment d’échange d’informations, il est essentiel que les canaux de communication restent constamment ouverts.

Souci d’encourager l’équipe

Vous devrez également encourager les employés à faire une bonne gestion d’équipe virtuelle. C’est parce que travailler avec le système à distance est un défi, car il y a des distractions qui peuvent compromettre l’engagement.

Par conséquent, fournissez un retour d’information constant montrant les bons résultats obtenus, afin que vos employés se rendent compte des avantages de ce système de travail. Offrez également des récompenses à ceux qui atteignent leurs objectifs et obtiennent de bons résultats.

Normaliser les processus

L’un des principaux enjeux de la réussite de la gestion des équipes virtuelles est de conserver l’organisation des routines de l’entreprise. Vous ne pouvez pas laisser de place aux doutes, aux erreurs ou aux retards, et la meilleure façon d’y parvenir est de normaliser vos processus commerciaux.

De cette façon, tout se passera selon la même logique. Les étapes seront les mêmes, ainsi que la manière dont elles sont effectuées, par exemple, l’envoi des données, l’enregistrement des informations et la communication. Il suffit donc de suivre pas à pas ce processus pour que rien ne vous échappe et que vous puissiez effectuer un suivi sans complications.

Maintenir l’engagement des employés

L’un des défis du travail à distance est la distraction. Ainsi, en plus d’encourager votre équipe, vous devrez maintenir l’engagement des employés. Ils ont besoin de sentir qu’ils travaillent ensemble, même s’ils sont physiquement éloignés.

Le sens de l’équipe doit continuer, et vous pouvez tenir des réunions périodiques, par téléconférence, et faire des vies pour clarifier les doutes, entre autres moments d’interaction. Il peut également être intéressant d’organiser un espace exclusif pour que les employés restent en contact et échangent des idées, comme une communauté ou un réseau social.

Des outils qui peuvent être utiles

Le télétravail est avantageux pour l’entreprise et apporte également des avantages aux employés, car ils disposent d’une plus grande souplesse dans leurs horaires, travaillent dans le confort de leur domicile, réduisent le stress lié aux déplacements, minimisent les dépenses et obtiennent une meilleure qualité de vie.

Toutefois, nous ne pouvons pas nier que si la gestion des équipes virtuelles n’est pas bien faite, des problèmes tels que des défaillances de communication et des retards de livraison peuvent survenir. Par conséquent, en plus des conseils, vous découvrez quelques outils que vous pouvez utiliser dans le travail à distance au quotidien. Voyez ce qu’ils sont !

Vidéoconférence

La vidéoconférence vous permet de discuter avec vos employés sur Internet avec des ressources de son et d’image. Google, par exemple, met gratuitement à disposition Hangouts Meet, et avec cet outil il est possible de rassembler toute l’équipe, permettant à chacun d’interagir en temps réel.

Téléconférence

Dans le cas de la téléconférence, il n’y a pas d’interaction directe. Il fonctionne comme une émission de télévision diffusée à l’ensemble de votre équipe, mais les participants à distance ne peut pas parler, ils peuvent simplement envoyer des questions ou des informations par le biais de messages par chat, téléphone ou e-mail.

Système de contrôle des activités

Il existe des logiciels, des plates-formes et des systèmes conçus pour le contrôle des activités. Vous pouvez y consigner les tâches que vos employés doivent accomplir, en précisant les responsables. Lorsqu’ils accomplissent ces tâches, ils mettent fin au système, et vous contrôlez la productivité qui s’y trouve. Une option est Trello.

La gestion d’une équipe virtuelle n’est pas compliquée, elle se fait simplement d’une manière différente. Si vous organisez correctement les processus et les routines, ainsi que la formation de vos employés, le travail à distance a tendance à être un grand succès, apportant plus de satisfaction à vos employés et une réduction des coûts pour l’entreprise.