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Comme annoncé ici, premier article de décorticage du livre « S’organiser pour réussir ». C’est parti pour quelques articles qui présenteront le contenu du livre. Ensuite, je passerai à des articles plus personnels, en montrant pas à pas comment j’essaie d’appliquer cette méthode.

L’objectif de la méthode GTD est de vous faire parvenir au stade de « l’esprit comme l’eau ». Non, ça ne veut pas dire que vous devez vous liquéfier le cerveau, c’est une image.

Image que David Allen tire de la pratique du Karaté, où on compare l’état de préparation parfaite à l’eau. Lorsque vous lancez une caillasse dans une rivière, une fois le plouf passé, comment l’eau réagit-elle ? Je cite : « de manière parfaitement proportionnée à la force et à la masse du caillou. Ensuite elle revient au calme. Elle ne réagit ni plus ni moins qu’il ne le faut

En bref, accorder trop d’importance aux choses insignifiantes, ou trop peu aux choses importantes nous empêche d’être efficace. David Allen nous promet qu’en appliquant sa méthode, nous retrouverons un état de productivité intense (Ça nous est tous déjà arrivé. Et ensuite, on est tous retourné boire une bière).

Le principe du GTD, c’est de gérer correctement ses engagements internes. Nous avons constamment une multitude de préoccupations dans la tête, consciemment ou pas, d’ailleurs. Nous sommes plein de questions non résolues, d’engagements pris consciemment ou à notre insu.

Même lorsque nous n’y pensons pas précisément, ces engagements sont présents et alourdissent notre cerveau. Allen compare notre mémoire à court terme (qui gère ces engagements) à la RAM, la mémoire vive, d’un ordinateur. Si notre RAM est trop pleine, nous ne pouvons pas penser correctement. Tout est dit, et personnellement, ça me parle déjà.

Il ne vous est jamais arrivé de sentir que vous avez trop de choses à faire, sans que vous ne sachiez précisément lesquelles ? Et par voie de conséquence, vous n’arrivez à rien faire de constructif dans cet état ? Moi aussi. Et c’est précisément ce que le GTD veut nous aider à changer.

Notre cerveau n’est parfois pas très malin. Lorsque nous avons un engagement non tenu (et ça peut aller de faire les courses à rendre un dossier, en passant par tondre le gazon), il va nous harceler et le garder en tête jusqu’à ce qu’il soit résolu. Ce qui est inefficace : la plupart du temps, vous ne pouvez rien faire pour terminer un engagement précis.

Utile, n’est ce pas, de vous rappeler de fermer le gaz lorsque vous êtes au bureau ?

C’est pourquoi ce cher David nous propose de gérer les affaires en suspens ailleurs que dans notre tête. Dans un système externe. En 5 étapes ; je cite :

1)      Collecter les sujets qui retiennent l’attention ;

2)      Traiter leur contenu et déterminer l’action qu’ils exigent ;

3)      Organiser les actions concrètes à effectuer ;

4)      Revoir les actions et évaluer les options ;

5)      Agir en fonction des options choisies.