L’acte d’entreprendre au Brésil est encore une voie peu claire pour les nouveaux entrepreneurs, et décourage souvent la formalisation de la création d’entreprise. Cet espace sera utilisé pour comprendre et démystifier cette étape de votre entreprise, et associer les termes juridiques et légaux à leurs besoins pratiques. C’est un premier obstacle que vous devez franchir pour pouvoir continuer. Oui, les termes juridiques sont parfois ennuyeux, ce n’est peut-être pas votre truc, mais ils font partie de l’environnement des affaires. Il est impossible d’y échapper.

Les étapes de la création d’une entreprise

Partant du principe que vous avez déjà une bonne idée d’entreprise et que vous souhaitez simplement créer votre entreprise légalement, examinons maintenant les étapes générales que toute entreprise doit franchir. Logiquement, il est toujours important et obligatoire que ce processus soit suivi par votre comptable.

Pour certains types de sociétés et d’activités, certaines de ces étapes sont exonérées ou non applicables, mais en général, toutes les sociétés passent par presque toutes ces étapes. Voyez un par un :

Création du contrat social

Le contrat social est le document le plus important d’une entreprise, car c’est en lui que se trouveront toutes les principales définitions de l’entreprise, telles que le capital social, les associés, le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble, les activités développées, etc. Voyons ci-dessous quelques définitions importantes qui figureront dans vos statuts.

  • Définition de l’objet social

Avec quoi la société travaillera-t-elle ? Cela doit être clairement décrit dans votre contrat, car de nombreuses définitions futures sont basées sur ce qui est défini et limitées par celui-ci. Il ne s’agit pas d’expliquer votre processus de travail ou les installations qui seront présentées au client, mais ce que votre entreprise fera pour recevoir de l’argent en retour. Examinons un cas pour illustrer cette confusion:

Une fois, un client est venu pour dire que son site aide à organiser des mariages. Vous voyez, dans cette phrase, il a dit ce que le site allait faire, mais pas comment il allait générer des revenus. En fin de compte, la société a eu plusieurs activités, telles que l’INTERMÉDIAIRE DES AFFAIRES (facturée par le prestataire de services pour chaque affaire), et la VÉHICULATION DE LA PUBLICITÉ SUR LE SITE (qui voulait payer pour afficher sa marque sur le site). En d’autres termes, c’est ce qui décrit, en fait, l’objet social de l’entreprise.

Il est important de savoir que vous pouvez avoir autant d’activités dans l’objet social de votre entreprise, telles que le développement de sites web, la vente de livres et l’enseignement du yoga.

  • Définition de la raison sociale

Toute entreprise a une raison sociale. La raison sociale est le nom officiel de la société, et se compose de 2 parties :

Une identification correcte, par exemple GLOBEX

L’indication de son domaine d’activité COMERCIO S/A, voici donc la raison sociale GLOBEX COMERCIO S/A.

En parallèle, la société peut adopter un nom fantaisiste, comme POINT FROID qui est le cas de l’exemple ci-dessus. Le nom de fantaisie n’est pas obligatoire, et peut être inclus après la constitution de la société. Dans le cas d’un nom de fantaisie, il est recommandé d’enregistrer le nom à l’INPI (www.inpi.gov.br).

  • Définition du capital social

Le capital social représente la somme (en espèces) que les entrepreneurs mettront en garantie de l’entreprise devant des tiers. Il n’y a pas de formule juridique ni de limitation (minimum ou maximum) requise par la loi. Même s’il n’existe pas de formule, certains indicateurs sont utiles pour la déterminer:

  • a) Quelle est la capacité d’investissement de chaque partenaire au moment de la création de la société ?
  • b) Quel est le montant des capitaux requis par le marché pour conclure des affaires avec votre société ? Cette question est plus pertinente dans les sociétés commerciales que dans les sociétés de services.
  • c) Quelle garantie les partenaires veulent-ils offrir aux tiers ? Fournisseurs, banques, etc… Plus le capital est élevé, plus leur limite de crédit est élevée, mais aussi plus la responsabilité des associés est grande.

Souvent, vous pouvez voir des sociétés de services constituer un capital social inférieur à $ 5.000,00, ce qui serait le minimum nécessaire pour démarrer l’opération. Il faut insister sur le fait qu’il ne s’agit pas d’une règle, mais d’une remarque sur ce qui est pratiqué.

  • Définition du type de société

Les types de sociétés autorisés sont définis par le code civil. Il en existe plus de 10 types, le plus courant étant la SOCIÉTÉ LIMITÉE. Ce type de société est composé d’au moins 2 partenaires. Il faut actuellement définir qui seront les participants et quelle sera la participation de chacun dans le CAPITAL SOCIAL de l’entreprise. Cela représente le droit et la responsabilité de chacun sur les actifs de la société.

  • Définition des dirigeants de l’entreprise

C’est à travers les statuts que l’on définit qui peut signer pour la société. Qui peut acheter, signer des contrats, emprunter, embaucher ou licencier des employés, bref, prendre les décisions quotidiennes de l’entreprise. La société peut avoir plusieurs administrateurs et chacun d’eux a des pouvoirs différents. Vous pouvez même déterminer que des opérations plus complexes comme l’achat d’un véhicule, ne peuvent être signées ensemble que par tous les administrateurs.

Dans ce cas, le code civil est également large, et permet de nombreuses combinaisons. L’important est de comprendre que le choix ne peut pas emplir le quotidien de l’entreprise. Réfléchissez bien aux pouvoirs qui seront conférés à chacun par rapport à l’agilité dont l’entreprise a besoin pour toucher votre activité. Il s’agit également d’un vaste sujet sur lequel nous reviendrons à l’avenir.

  • Où sera le siège de la société

Le lieu d’exploitation est important pour obtenir les permis d’exploitation. De nombreuses municipalités autorisent l’installation de l’entreprise dans la résidence d’un des partenaires lorsqu’il n’y a pas de circulation de personnes ou de biens à ces adresses. Cette pratique est courante dans les entreprises de services et de technologie qui n’ont pas de salariés. Cette option permet de minimiser le coût de la location de locaux commerciaux lorsque la taille réelle de l’entreprise n’est pas encore connue.

Répondez à ces questions, vous venez de rédiger votre contrat social. C’est le principal document pour la formalisation de l’entreprise. Toutes les actions de l’entreprise sont basées sur ce document et sur les informations qu’il contient. Il est important que vous cherchiez au préalable si le nom de votre entreprise est disponible, car cela peut rendre votre enregistrement visible. Il vous est suggéré toujours de consulter le conseil d’administration de votre État avant de procéder à l’enregistrement, car chacun a ses propres particularités.

Définition de la question et de l’activité de la CNPJ

Lorsque votre société aura été approuvée et enregistrée au conseil d’administration, vous recevrez un NIRE (numéro d’identification du registre des sociétés). Avec elle, vous pouvez entrer directement sur le site des recettes fédérales et entamer votre procédure d’enregistrement.

C’est également à ce moment que vous définirez vos activités commerciales. Vous devez avoir une activité principale et jusqu’à 14 activités secondaires. Cela définira le type de facture que vous pouvez émettre et les opérations que vous pouvez avoir.

Enregistrement de l’Etat et de la municipalité

Tous les enregistrements de la municipalité ou de l’Etat peuvent être effectués en même temps que la délivrance de la CNPJ ou l’enregistrement auprès de la Chambre de commerce. Cependant, cela dépend de chaque État. Dans certains cas, elles doivent être faites séparément dans le revenu fédéral (état) ou la mairie de votre ville (municipal).

Licence d’exploitation

La licence est le document qui prouvera que votre entreprise peut littéralement ouvrir ses portes au marché. Elle doit être délivrée à votre mairie. À ce stade, il est important, avant de louer un bien immobilier, de vérifier si votre emplacement est conforme à l’activité de votre entreprise !

Enfin, en fonction du type d’activité de votre entreprise, ainsi que de votre ville et de votre État, certaines licences doivent être obtenues pour que l’entreprise puisse fonctionner. Elles sont des complémentes à la licence d’exploitation. La bonne planification de cette étape élimine les coûts et donne de l’agilité à l’entreprise, en plus d’une planification fiscale et commerciale adaptée à votre entreprise.