Sûrement, chaque travailleur indépendant se trouve dans une situation similaire en ce qui concerne la planification de la semaine de travail et l’utilisation efficace du temps de travail. Le processus classique ressemble généralement à ceci : vous établissez une liste de choses à faire et vous la parcourez, les points les plus importants en premier, les moins essentiels en dernier, et les imprévus sont poussés quelque part entre les deux. Une telle liste de choses à faire est certainement très utile pour structurer votre travail quotidien et pour aborder les choses importantes. Mais à un moment donné, vous vous rendez compte que la liste de choses à faire devient si longue parce que vous saisissez de plus en plus de tâches et que vous les évaluez toutes comme étant importantes, de sorte qu’elles ne sont plus gérables. La tentative de séparer les choses moins importantes de celles qui sont essentielles est sans succès, car les tâches se multiplient sans cesse, on en fait encore trop et on se retrouve avec une autre liste de choses à faire d’une taille ingérable. Et vous avez l’impression de ne pas pouvoir vous atteler aux “bonnes” tâches, par exemple la mise en œuvre d’un nouveau projet, mais que vous ne travaillez que sur les accessoires. Au final, vous accumulez du stress, car vous ne parvenez pas à atteindre vos objectifs. Comment remédier à cela ? Voici quelques conseils afin de vous aider à optimiser votre organisation au quotidien.

Créer une contre-liste à la liste des choses à faire

Pour travailler avec efficacité sur vos projets et activités, vous devez créer une contre-liste en plus de votre liste de choses à faire avec des points dont vous devez vous abstenir, afin de ne pas vous perdre dans un travail inutile. Vous trouverez certainement cinq à dix activités et points qui peuvent être identifiés comme de réels gaspillages de temps. Supprimez-les donc de la liste.

Réduire la liste d’e-mails et ne la contrôler qu’une fois par jour

Les e-mails entrants que vous ouvrez puis supprimez sont de véritables gaspillages de temps. Si par exemple, au fil des ans, vous vous êtes inscrit à certaines listes de diffusion, vous allez sans doute recevoir des courriers publicitaires inutiles. La suppression constante de ces mails ronge votre gestion du temps.

Afin de réduire la liste de vos e-mails à ouvrir, pensez ainsi à vous désabonner des différentes listes de diffusion via le lien de désabonnement correspondant. Cela coûte plus de temps que de supprimer les courriers en une seule fois, mais après tout, plus aucun courrier ne provient de ces adresses. Ce qui vous permet finalement de gagner beaucoup de temps. Puis, évitez de vous inscrire à de nouvelles listes de diffusion qui ne vous sont pas du tout utiles.

De plus, vous ne devriez pas vérifier constamment votre boîte aux lettres pour voir si de nouveaux courriers sont arrivés. Vous ne devez faire cette activité qu’une fois par jour et vous concentrer sur celle-ci. Le moment idéal pour cela est la fin de la matinée, car après quelques heures de travail, vous pourriez avoir besoin d’une petite pause, ce qui est très bien pour vérifier les e-mails.

Répondre et modifier les e-mails qui sont importants, et supprimer ou ignorer les autres, faire cette tâche dès le matin n’est pas très recommandé, car vous ne ferez que gâcher rapidement votre plan de priorité pour la journée.

Accepter uniquement les appels téléphoniques importants

Si vous travaillez sur des tâches importantes, vous devez le faire avec une concentration totale. Les appels entrants, dont le numéro n’est pas affiché sur l’écran du téléphone, sont très souvent des appels publicitaires provenant de n’importe quel centre d’appel. Vous devez absolument les ignorer. Mais vous ne devez pas non plus répondre immédiatement à d’autres appels, excepté ceux de vos collaborateurs. Soit vous allumez un répondeur, soit vous utilisez un service de bureau externe qui le fera pour vous.

N’acceptez aucun appel dont le numéro est affiché, mais dont vous savez que cet appel ne sera qu’une perte de temps.

Par ailleurs, allez droit au but dans les conversations téléphoniques. De cette façon, l’appel téléphonique ne sera pas inutilement long. La meilleure chose à faire est de fixer un délai pour l’appel.