Les réunions, qu'elles soient internes ou avec les clients, les fournisseurs ou d'autres agents externes, sont essentielles pour toute entreprise. La communication est améliorée, des solutions sont recherchées, des points sont clarifiés et des lignes directrices pour l'action sont convenues. Cependant, elles deviennent parfois une perte de temps excessive et inutile. Dans cet article, nous expliquons comment tirer le meilleur parti des réunions d'entreprise.
Stratégie à adopter
Il peut donc être très utile d'établir une stratégie avec des lignes directrices à suivre avant, pendant et après la réunion afin de la rendre plus efficace. L'heure de début n'est généralement pas si problématique, mais le plus souvent nous dépassons l'heure de fin prévue de la réunion. Il est donc conseillé de laisser ce point fixé à l'avance. De plus, en marquant ce moment, il est bon d'examiner les flux de travail des personnes concernées, pour essayer de ne pas les couper. Par exemple, en organisant la réunion à la première heure du matin au lieu de la matinée. Une fois que l'événement a commencé, vous devez faire attention à l'horloge, afin de ne pas dévier du sujet et d'ajuster le rythme de la conversation. La fatigue mentale fait que les participants ne prêtent pas suffisamment attention aux points abordés. La réunion ne devrait donc pas durer plus d'une heure. S'il y a beaucoup de points à discuter, marquez des pauses de 10 minutes.
Choisissez intelligemment les participants
Les réunions doivent avoir un objectif clair et bien défini. Les points à discuter devront être précisés à l'avance, afin que les participants puissent venir préparés et ainsi résoudre les problèmes du jour plus rapidement et plus efficacement. Les invitations aux réunions de l'entreprise devraient être limitées aux employés qui ont l'autorité et les connaissances nécessaires pour développer les points à discuter et prendre des décisions. Cette méthode lui a permis, d'une part, de tirer parti des ressources et du temps de l'entreprise et, d'autre part, de focaliser l'attention des participants. Par conséquent, lors de l'envoi de l'appel, il est conseillé de préciser que si une personne pense qu'elle n'apportera aucune valeur à une réunion, elle a la possibilité de ne pas y assister.
Les réunions doivent avoir un objectif clair et bien défini
Tant les objectifs de la réunion que les points à discuter devront être précisés à l'avance, par exemple en envoyant un courriel aux participants, afin qu'ils puissent venir préparés, et ainsi résoudre les problèmes du jour plus rapidement et plus efficacement. Dès que la réunion d'affaires commence, vous devez insister à nouveau sur les points à discuter. Cela nous aidera à ne pas tourner autour du pot. La communication doit être multidirectionnelle, avec les différentes parties concernées et proactive. Par conséquent, chaque assistant sera chargé de préparer une tâche spécifique, telle que les données, la présentation ou la documentation nécessaires pour étayer les arguments. De même, les tâches ou les objectifs qui découlent de cette réunion doivent être spécifiques. Il sera beaucoup plus efficace si vous définissez exactement qui sera responsable de chaque tâche particulière et si vous fixez des délais d'exécution. Heureusement, la téléphonie mobile et l'Internet augmentent la flexibilité des entreprises, permettent aux professionnels de travailler à domicile et il est possible d'organiser des réunions à distance. S'il n'est pas possible que tous les participants soient présents, utilisez les outils technologiques nécessaires pour vous connecter par téléphone ou par vidéoconférence. Une réunion peut être longue, elle peut durer plusieurs heures et parfois, à la fin, les participants n'ont pas la totalité de ce qui a été discuté et convenu dans leur esprit. Il est donc bon de terminer par un résumé des points abordés, des tâches qui ont été confiées à chacun, des objectifs définis et, en général, de tout ce qui a été discuté.
Vérifiez que tous les participants aient compris l'information de la même manière
Un bon moyen de renforcer la compréhension est de poser des questions, car cela demande plus d'attention. Mais il est vrai qu'elle peut aussi s'appliquer à d'autres réunions, avec des clients, des fournisseurs, etc. Cependant, il est probablement préférable de le faire de manière plus détendue afin de ne pas nuire aux négociations ou aux accords que nous devons conclure. Une fois la réunion de l'entreprise terminée, envoyez un courriel avec les points abordés et les fonctions attribuées aux participants. Si nécessaire, prévoyez une réunion de suivi pour confirmer que ce qui a été convenu est correctement mis en œuvre et pour corriger tout événement imprévu qui pourrait survenir.