Lors de la gestion d’une note de frais, les concepts de per diem et de remboursement de frais sont souvent confondus. Mais ce sont deux concepts différents : l’indemnité journalière est un montant fixe que l’entreprise donne à un employé pour couvrir les dépenses d’un concept spécifique, tandis que le remboursement des dépenses est simplement le retour de l’argent que l’employé a dépensé pour certains concepts. Quel modèle de gestion choisir alors ?
La gestion de la note de frais : pour faciliter la gestion des dépenses
Traditionnellement, l’entreprise a trouvé un moyen de faciliter le retour de l’argent dépensé par les employés lors de leurs voyages d’affaires. Un montant fixe est normalement établi dans la convention, indépendamment de ce que l’employé dépense, selon qu’il s’agit d’une demi-indemnité journalière, d’une indemnité journalière complète, d’un voyage national ou international, etc. Ce modèle permet de simplifier la gestion des dépenses tant pour l’employé que pour le superviseur, puisqu’il ne nécessite pas de note de frais détaillée, mais seulement une justification de la correspondance ou non entre l’indemnité journalière et les voyages effectués. Cela permet aux deux parties d’économiser du temps et de la paperasse, mais malheureusement, dans de nombreux cas, ce modèle a été utilisé abusivement, parfois pour obtenir une prime. Certains employés dépensent des indemnités journalières auxquelles ils n’ont pas droit, ou qui dépassent le coût qu’ils doivent théoriquement assumer.
Opter pour un remboursement pour mieux gérer la note de frais
Il existe actuellement une tendance à éliminer les indemnités journalières et à les remplacer par le remboursement des dépenses. Les avantages de ce modèle sont une réduction des coûts globaux de voyage en ne remboursant que ce qui est réellement dépensé. En outre, l’entreprise obtient une plus grande visibilité de ces coûts, pour une analyse ultérieure, ce qui génère des possibilités d’économies telles que les négociations avec les fournisseurs, la récupération de la TVA, etc. Par conséquent, pour que ce modèle fonctionne, il est essentiel que l’entreprise établisse une politique de dépenses claire pour ses employés. Le processus de création, de suivi et de gestion de la note de frais doit être aussi simple que possible, afin de ne pas devenir une charge administrative excessive pour toutes les parties concernées. Et bien sûr, il est nécessaire d’avoir une visibilité des dépenses, et de les contrôler.