Comment former les nouveaux employés ? Qui enseigne quoi, comment, quand et où aux stagiaires ? Êtes-vous ennuyé lorsqu’il se produit une erreur que vous auriez dû connaître ? Et d’où vient-elle ? C’est là qu’intervient la gestion des connaissances. L’apprentissage est une caractéristique naturelle que chaque être humain porte en lui dès son plus jeune âge pour acquérir plus de connaissances. Bien sûr, vous n’avez pas besoin d’une structure pour acquérir de l’expérience et accroître vos connaissances, mais cela permet d’économiser du temps et des efforts. Pensez au nouvel employé. Vous l’avez engagé parce que ses compétences correspondent au poste. Si vous l’accueillez et le laissez travailler, cela finira probablement par s’arranger. Il demandera à ses collègues, cherchera des lignes directrices et fera de nombreux essais. Ou il partira. Est-ce efficace ? La familiarisation prend du temps pour vous ou la personne responsable, mais le temps nécessaire est considérablement réduit et le risque d’erreurs inutiles est minimisé. Si la gestion des connaissances est fortement développée dans votre entreprise, il peut y avoir un manuel d’entreprise avec des lignes directrices pour les nouveaux employés. Si les connaissances sont facilement accessibles et bien préparées, les processus d’apprentissage peuvent être rendus plus efficaces. Pour rester dans l’exemple, il y aura différents domaines de transfert de connaissances dans la pratique : Les questions d’organisation dans l’entreprise telles que les logiciels, les mots de passe, l’infrastructure et surtout les informations sur le travail réel avec l’accès aux ressources ou le contact avec les employés importants. Dans cet article, on veut montrer l’importance de la gestion des connaissances et présenter des méthodes permettant d’introduire un transfert de connaissances positif dans votre entreprise.

Pourquoi avez-vous besoin de la gestion des connaissances ?

Nous apprenons chaque jour quelque chose de nouveau : de nouvelles personnes, de nouveaux noms, la manière de faire fonctionner une machine ou un programme. Nous acquérons des connaissances à différents stades jusqu’à ce que nous n’ayons plus besoin de réfléchir à la pratique. Vous trouverez ici un excursus sur ce phénomène et les mondes de la connaissance inconnue. La première étape est la prise de conscience que la connaissance est acquise. C’est là que la gestion des connaissances entre en jeu et cherche des moyens de collecter, de transmettre et de préserver les connaissances requises. L’objectif est de l’utiliser pour l’individu, l’entreprise ou même la société. Une personne a un accès limité à la connaissance. En rejoignant un groupe, vous élargissez cet accès et augmentez la quantité possible de connaissances. Le peintre stagiaire ne doit pas avoir les mêmes connaissances que le maître artisan ou le conseiller fiscal. La spécialisation dans la société permet des travaux et des réalisations remarquables dans une branche. C’est pourquoi la familiarisation et une bonne éducation sont importantes. La diffusion des connaissances doit être efficace aux bons endroits.

Niveaux de connaissance dans l’entreprise

Une introduction à une entreprise est importante pour tout nouveau salarié. La culture d’entreprise est mieux comprise et les processus de travail sont adoptés plus rapidement. Le transfert de connaissances dépend essentiellement de trois éléments : le médiateur de la connaissance, l’apprenant et la relation entre les deux. Il existe différents niveaux de distribution des connaissances dans une entreprise : instructeurs et stagiaires, nouveaux et anciens collègues, supérieurs et employés, le fonctionnement d’une gestion des connaissances réussie ne peut être vu que rétrospectivement. La gestion des connaissances occupe une place particulière dans le cadre de la gestion allégée, car l’accent est mis sur la meilleure qualification possible de chaque employé.

La gestion des connaissances dans l’entreprise

Il ne s’agit pas seulement de la formation des employés, mais de toute forme de gestion des connaissances. Comment les tâches sont-elles réparties au sein d’une équipe, dans quelle mesure les vendeurs connaissent-ils leurs clients et leurs commandes ? Si un employé tombe malade, peut-il travailler sur ses données ou le travail s’arrête-t-il jusqu’à ce qu’il se rétablisse ? La gestion des connaissances recherche des solutions pour rendre chaque ressource accessible à toute personne autorisée. Si vos processus sont traçables, l’équipe de gestion des maladies dispose d’un guide et de méthodes pour travailler efficacement. Même certaines expériences avec un client, qui sont enregistrées dans le logiciel, aident tous les autres agents.

Comment assurer un flux de connaissances au sein de l’entreprise ?

La connaissance s’acquiert par l’apprentissage. Il s’agit notamment de tirer les leçons des erreurs et cela fonctionne si vous favorisez une culture de l’erreur positive. Le leadership met en avant la responsabilisation des employés et utilise différentes méthodes d’enseignement. Les avantages de la gestion des connaissances sont dans la nature des choses : l’apprentissage est inné pour nous, et une organisation des connaissances nous aide à l’acquérir et à le trouver plus facilement. Donnez le bon exemple, instruisez-vous et prenez soin de la gestion de votre entreprise. Chacun dans votre entreprise peut faire quelque chose de mieux et doit mettre ses connaissances en pratique. L’objectif est d’assurer un flux continu de solutions transmises. Grâce à la motivation et au coaching, vous obtiendrez l’enthousiasme de votre personnel, des informations accessibles vous aideront à développer vos compétences de manière autonome.

L’importance de la gestion des connaissances dans l’entreprise

Il est clair que les connaissances emmagasinées par une entreprise constituent, pour elle, un actif intangible inestimable. En effet, l’information détenue par ses travailleurs et dans ses bases de données génère, à son tour, de nouvelles connaissances au travers de divers processus, projets et méthodologies. Pourtant, tout ce savoir ne sert à rien si l’entreprise n’est pas capable d’identifier, d’organiser et de transmettre ces connaissances. Il est primordial pour une entreprise d’avoir une bonne gestion des connaissances afin de pouvoir augmenter sa productivité et son rendement, de tirer parti du potentiel de son personnel, d’optimiser sa prise de décisions et d’acquérir, finalement, un avantage concurrentiel lui permettant de se démarquer des autres. À l’heure actuelle, les entreprises amassent d’énormes quantités de données, grâce aux avancées technologiques. Mais, lorsqu’on parle de gestion des connaissances, on ne fait pas uniquement référence à l’utilisation d’outils permettant d’accumuler certaines données. Non, la gestion des connaissances va bien au delà. Son objectif est de pouvoir utiliser toute l’information qui existe à propos des produits, des processus, des clients, des salariés ou des fournisseurs d’une entreprise, ou de son environnement entrepreneurial, à son profit.

Aussi, la première étape à faire pour mettre en place des stratégies de gestion des connaissances conduisant à un gain de productivité et de compétitivité consiste à transmettre l’information importante à toute l’entreprise, afin que les professionnels et les différentes équipes ne travaillent pas de manière isolée, mais que les connaissances de l’un soient transmises à tous les autres. On ne parle pas ici uniquement de l’information en tant que telle, mais également des expériences de chaque salarié,qui, une fois intériorisées, composent son savoir faire. L’entreprise doit donc garantir une culture qui favorise l’apprentissage collectif, et la collaboration entre tous ses membres.

En regroupant les ressources humaines par compétences

L’entreprise doit se détourner de l’approche traditionnelle qui consiste à organiser les équipes en fonction de ses différents domaines fonctionnels, et opter plutôt pour une vision transversale, où les professionnels seraient regroupés en fonction de leurs aptitudes et de leurs capacités afin de former, ainsi, des équipes multidisciplinaires, flexibles et hautement performantes, où la création et le partage des connaissances serait continu.

En encourageant la création et la transmission des connaissances

Il convient d’encourager non seulement la création des connaissances, mais surtout sa transmission, pour que la diffusion de l’apprentissage devienne indispensable. Pour ce faire, l’entreprise se doit de chercher des outils qui lui permettent d’emmagasiner et d’organiser toute l’information, et qui facilitent également sa mise à disposition pour toute l’organisation. L’implémentation des politiques visant à encourager les travailleurs à partager leurs expériences, permet de développer une culture de l’amélioration et du dépassement continus, qui peut s’étendre à tous les niveaux de l’entreprise.

En organisant les connaissances de manière logique

Il est vital d’organiser les données de manière logique afin qu’elles puissent être transformées en information réellement utile pouvant être utilisée pour le développement collectif des connaissances. C’est pourquoi l’entreprise doit standardiser l’ensemble des processus du système de gestion des connaissances, de l’identification et la génération de l’information, à sa structuration, son application et sa diffusion, en s’engageant à utiliser les connaissances comme ligne stratégique.