Portez-vous l'attention nécessaire à la gestion des processus dans votre entreprise ? Si votre réponse était négative, il est temps de le découvrir. Après tout, la gestion des processus est essentielle pour réduire les coûts, augmenter la productivité et offrir plus de valeur au client. Cela fait toute la différence pour la compétitivité de l'entreprise sur le marché. Cette question doit donc être une préoccupation constante du gestionnaire, afin d'accroître la performance de l'organisation et d'obtenir les résultats souhaités. Souhaitez-vous en savoir plus ? Dans ce guide, on va mieux comprendre ce qu'est la gestion des processus, quels en sont les avantages et comment la mettre en œuvre dans votre entreprise.
Qu'est-ce que la gestion des processus ?
La gestion des processus est une discipline de gestion qui vise à accroître les performances de l'entreprise et à optimiser les résultats en mettant en œuvre des améliorations des processus organisationnels. Il vise à analyser, normaliser et améliorer les opérations, en veillant à ce que tous les employés participent activement aux processus et s'engagent à la qualité et à l'efficacité. En outre, l'accent mis sur la gestion des processus permet de concentrer les efforts sur la réalisation des objectifs organisationnels, puisque ce contrôle permet de gagner en agilité, en adaptabilité et en efficacité.
Pourquoi la gestion des processus est-elle si importante ?
La gestion des processus est fondamentale pour toute entreprise, quel que soit le segment dans lequel elle opère ou sa taille. En effet, sans elle, il est pratiquement impossible de générer un avantage concurrentiel pour l'entreprise. Après tout, si les processus de l'entreprise ne sont pas bien alignés, il y aura un impact négatif sur la fourniture du service ou du produit au consommateur. Et si votre client n'est pas satisfait de ce que vous lui offrez, il choisira votre concurrent sans y réfléchir à deux fois, n'est-ce pas ? La gestion des processus est également importante pour l'entreprise afin de minimiser les risques et les erreurs et de mettre en œuvre des améliorations constantes dans ses activités. En outre, l'absence d'un regard attentif sur la gestion des processus empêche l'entreprise de profiter de ses principaux avantages, tels que la réduction des coûts, le gain de productivité et la cohérence de toutes les étapes de production de l'entreprise.
Quels sont les avantages de la gestion des processus ?
La gestion des processus offre différents avantages. Cochez cinq d'entre elles ci-dessous :
1. Réduction des coûts de fonctionnement
La gestion des processus permet d'optimiser les processus et donc de réduire les coûts d'exploitation, par exemple lorsque certaines étapes sont automatisées.
2. Amélioration des produits
Si les processus sont améliorés en permanence, il y a de meilleures chances que le produit final réponde aux besoins des clients. Et lorsque cela se produit, il y a un impact direct sur la perception de la marque par le consommateur, ce qui se traduit par un avantage concurrentiel sur le marché.
3. Portée des objectifs organisationnels
Comme vous le verrez ci-dessous, une gestion des processus alignée sur la vision stratégique de l'entreprise permet d'atteindre les objectifs organisationnels. En effet, une fois que vous avez en tête les objectifs de l'entreprise, il est possible d'adapter les processus d'une manière plus affirmée pour atteindre vos objectifs.
4. Gain de productivité
L'optimisation des processus est pratiquement synonyme de productivité et peut être appliquée dans tous les domaines de l'entreprise. N'oubliez pas : vous pouvez toujours faire plus avec moins et mieux.
5. Gain d'efficacité
Donner un nouvel éclairage aux processus aide les entreprises à reconnaître et à éliminer les inefficacités au profit du résultat final.
Comment mettre en place une gestion des processus dans l'entreprise ?
Pour mettre en œuvre la gestion des processus dans l'entreprise, la première étape consiste à identifier les principaux objectifs de cette action. Pour que votre système de gestion soit opérationnel dès le départ, vous devez savoir ce que vous essayez de réaliser, afin de pouvoir obtenir le système qui vous convient. Il est nécessaire d'identifier les points des processus qui doivent être améliorés, puis de les analyser pour comprendre ce qui ne va pas. Un autre conseil pour mettre en œuvre la gestion des processus est d'adopter un système de gestion automatisé qui permet de collecter, de stocker et d'analyser les données relatives à l'organisation. Cela est essentiel pour que le responsable ait une vue d'ensemble des processus et la base pour établir le scénario de l'entreprise. En outre, n'oubliez pas de promouvoir une bonne communication entre tous les domaines, car cela permet de mettre en œuvre des améliorations et d'identifier les points faibles des processus.
Gestion des processus et performance de l'entreprise
La gestion des processus peut grandement augmenter la performance d'une entreprise (de par la responsabilisation de tous mais également par l'identification de dysfonctionnements), mais cette gestion des processus doit être dynamique. En effet, les mentalités changent, les outils informatiques également. Le Time to market, délai demandé par un client pour l'obtention d'un produit, fait qu'il est obligatoire de sortir un produit ou un service plus vite que la concurrence (Réactivité industrielle).
L'entreprise doit donc sans cesse se remettre en cause et optimiser ses modes de fonctionnements (processus). Cette démarche processus doit s'accompagner de méthodes de mesures de performance :
- Business Activity Monitoring : mise en place d'indicateurs clés de performance (KPI) au niveau opérationnel (évolution du rendement d'une machine en pièce / heure, évolution du nombre d'appels traités / heure dans un centre d'appel…
- Corporate Performance Management : mise en place d'indicateurs d'aide à la décision plus stratégique, aidant les dirigeants à remodeler la stratégie d'entreprise en fonction de la concurrence et des attentes clients.